Proyectos digitales

Tipos de Inventarios para proyectos digitales

Cada vez que nos enfrentamos a diseñar o rediseñar una plataforma digital; ya sea un sitio web, una aplicación u otro tipo de aplicativo, hacemos el ejercicio mental de pensar en qué elementos, contenidos y funcionalidades debería aquella interfaz. En ese contexto el inventario es una herramienta útil y de suma importancia para delinear los alcances de la solución que estamos pensando. 

Investigamos y organizamos los contenidos, funcionalidades e integraciones existentes para identificar áreas que necesitan ser creadas u optimizadas. En este proceso, podemos realizar entrevistas a stakeholders o equipos relevantes en la generación de información para la empresa e integrarlos al proceso de creación y sistematización de la plataforma digital a diseñar.

Inventario de contenidos

Un inventario de contenidos es una lista de cada pieza de contenido digital que tiene nuestra plataforma. Para llevarlo a cabo, revisamos todo el material existente en el sitio e identificamos las secciones que necesitan material para luego generar recomendaciones sobre llamados a la acción y áreas que deben tener texto. 

Este tipo de inventario es el proceso y el resultado de catalogar todo el contenido de un producto en un formato accesible. Le permite al equipo comprender los tipos de páginas que está creando y cómo está organizada esa información.

 En este proceso, es posible: 

• Catastrar todos los contenidos que tiene o tendrá una plataforma digital
• Anotar las funcionalidades que tiene o tendrá la plataforma digital

La información real recopilada en estas hojas de cálculo depende de la naturaleza de su producto. Cuando un equipo realiza un inventario de contenido de un sitio, generalmente incluirá los siguientes activos para todas las páginas web:

• Número de identificación
• Rotulado o etiquetado
• Ubicación (URL)
• Meta elementos (título de la página, descripción de la página y palabras clave)
• Tipo de contenido (página de destino, publicación de blog, etc.)
• Activos multimedia (archivos de audio y video)
• Documentos (.doc, .ppt, .pdf y otros tipos de archivos)
• Público objetivo
• Hora de la última actualización 
• Autor / propietario
• Comentarios
• Etc.

Auditoría de contenido

A diferencia del inventario, una auditoría de contenido examina y evalúa la calidad del mismo en el inventario. Las auditorías son utilizadas para identificar qué material necesita actualización; además de la existencia de vacíos que el nuevo contenido podría llenar y por último, analizar si ciertas partes están preparadas para su respectiva eliminación. En ese sentido, la auditoría es el paso siguiente y natural que debemos realizar posterior a un inventario de contenidos. 

Su diferencia es clara, mientras un inventario de contenido enumera el contenido digital que tiene e incluye aspectos como el nombre, el formato, la URL, fecha de creación, el autor y los metadatos de cada pieza; una auditoría de contenido determina qué tan calificado está el contenido. Si este no cumple con los estándares, debe ser actualizado o eliminado.

Inventario de hardware y software (TI)

Ahora bien, el inventario de hardware y software (TI o de Tecnologías de la Información) tiene por objetivo mapear los equipos, conexiones, sistemas y la relación con los usuarios. Una vez que los elementos se identifican, se da paso a un proceso de monitoreo.

Su relevancia se basa en asegurar el rendimiento y escalabilidad del proyecto en cuestión. ¿Cómo se logra este objetivo? Se desarrollan acciones preventivas en busca de evitar futuros problemas. 

De esta forma, si este inventario está construido correctamente beneficiará al equipo de TI de la organización, permitiéndoles actuar de forma estratégica y optimizada. 

Levantamiento de Arquitectura de Sistema

Como parte del inventario TI podemos hacer el levantamiento de Arquitectura de Sistema. Este inventario requiere determinar la arquitectura técnica que sustentará la solución. Acá podemos mencionar tanto la cantidad de ambientes de desarrollo, tipo de servidores disponibles, entornos de trabajo y desarrollo (.Net, PHP u otros), como aquella información que identifique alguna dependencia tecnológica a nivel de sistema. En esta etapa podemos incluir el proceso de QA, pasos, tipos de ambiente (desarrollo, QA y Producción).

En resumen, este proceso nos permite: 

• Detectar puntos de dependencias técnicas (tecnología de ambientes, flujo de trabajo, tipo de servidores, etc).
• Levantar lógicas de negocio que deben ser migradas, en caso de ser necesario. 
• Documentar o crear la documentación necesaria para tener información útil para la toma de decisiones.

Inventario de Integraciones

Este inventario puede ser un documento por sí mismo o lo podemos incluir y sumar en el inventario de contenidos. Consiste en la creación del listado de servicios disponibles que acotan la factibilidad de la experiencia e interacciones a proponer. 

Por ejemplo, si necesitamos conectarnos a una pasarela de pago determinada, consumir datos de un sistema de atención a clientes (CRM) o simplemente, enviar información desde nuestro sitio a alguna plataforma específica, será necesario listar las integraciones en un documento aparte o como información necesaria en el inventario de contenidos. 

 En este proceso, es posible: 

• Catastrar todas las integraciones que tiene o tendrá mi plataforma digital.
• Incluir la documentación de cada una de esas integraciones.
• Mencionar a los encargados de cada una de las integraciones (personas, áreas, equipos).

Beneficios de los inventarios

La creación de una ubicación única y compartida para la información de un producto puede resultar útil para todos los equipos de productos. 

Algunos beneficios que ofrecen los inventarios de contenido a los arquitectos de la información, en particular son:

• Mejor navegación: En el caso del inventario de contenidos, obtenemos una imagen clara de la jerarquía del material que, a su vez, apoya el diseño de relaciones adecuadas entre el contenido. 
• Perspectiva del usuario: Identifica lugares donde los usuarios necesitan más información o alguna interacción en particular.
• Discriminar: Detecta contenido, funcionalidades, integraciones y contexto tecnológico que es conveniente tener, mantener o eliminar de nuestra plataforma
• Identificación de errores: Desde la perspectiva del inventario de contenido podemos encontrar enlaces rotos (error 404). Desde la perspectiva del inventario de desarrollo podemos encontrar integraciones que no funcionan bien o debemos actualizar, mejorar o reemplazar.

El objetivo de hacer inventarios

En los proyectos que desarrollamos en {ida el inventario es una herramienta fundamental. Este proceso nos permite identificar tempranamente los contenidos, funcionalidades y contexto de desarrollo presente en el sitio web.

Para realizar la arquitectura de información de un proyecto digital, revisamos todo el material existente en el sitio e identificamos las secciones que necesitan prescindir, cambiar o editar contenidos. La información se sistematiza en un gran listado de páginas y contenidos, los que luego pueden servir de base para posteriormente, realizar un card sorting y finalmente, traducido en un mapa de contenidos.

De cara al desarrollo es de vital importancia adelantarnos a aspectos tecnológicos. Se vuelve fundamental realizar un mapeo de funcionalidades; así como de integraciones, en base al contexto en que desarrollaremos, lo que nos permite tener en cuenta elementos técnicos que pueden desviar o no, el alcance del proyecto.  De esta forma, evitamos las repudiables sorpresas en etapas posteriores del desarrollo (como en el back end).

Tanto en Wireframes como en el diseño de interacción – que podemos visualizar usando partituras de interacción – podemos hacer match entre la ideación de la solución y el alcance visualizado en el levantamiento de arquitectura de sistema.  

Cada uno de estos inventarios puede realizarse de manera individual (un documento para cada inventario). Sin embargo, nuestra recomendación es poder hacer converger la información de estos, usando como al inventario de contenidos. Este se verá “robustecido” por otro tipo de alcances que podamos identificar y anotar en el mismo. 

Más allá de la forma, lo principal es hacer el catastro de contenidos, funcionalidades y contexto tecnológico en etapas tempranas del proyecto, solo así, tendremos un mayor éxito en nuestros futuros proyectos digitales.

Referencias

• Content Inventory – Krisztina Szerovay en Medium
• Content Inventory and Auditing 101- NN Group
• Entienda definitivamente como hacer un buen inventario de hardware y software para su empresa – Milvus
• Top 5 Content Inventory Tips for Information Architecture – Adobe XD Ideas