¿Cómo usar internet para difundir tus eventos?

El 26 de diciembre del 2016, Rubí Ibarra celebraría sus 15 años. Sus papás, en el entusiasmo de que todos festejaran a su hija, publicaron un video en internet invitando a toda la localidad mexicana de La Joya a la fiesta.

Lo que no imaginaron es que ese video alcanzaría más de 3 millones de reproducciones. Tampoco que del millón 300 mil personas que confirmó su participación en el evento en Facebook, llegarían cerca de 15 mil al pequeño pueblo. Y así el cumpleaños de Rubí se convirtió en un hito.

Sin embargo, no todos tienen la convocatoria y éxito de Rubí. La mayoría de las veces, al difundir un evento o una fiesta en internet, el proceso no es al azar y no todos los contenidos son tan virales como prometen.

El contexto actual no permite improvisar cuando de entregar contenido de valor a nuestros usuarios se trata.

Qué hacer antes, durante y después en internet

Para que la difusión de un evento sea óptima, hay que planificar meses de gestión. Así, las personas se enterarán de manera anticipada y, además, se generará una conversación que puede extenderse hasta después de la actividad.

Lograr construir con anticipación un plan también permite proyectar diversos escenarios y cómo afrontarlos. Es necesario considerar las posibilidades, externalidades e incluso las emergencias que pueden ocurrir. Ante ellos, es clave que nuestra estrategia considere respuestas rápidas.

Qué hacer antes

• Elige las plataformas de acuerdo al público al que quieres llegar: Ten claridad respecto de quienes son los que participarán de la actividad para comunicarte con ellos en las plataformas que frecuenten. No sirve publicar en Snapchat si los usuarios objetivo, por edad y perfil tecnológico están en Instagram, por ejemplo.
• Comienza a hablar sobre tu evento con anticipación: Si tienes un sitio web o un blog, planifica la generación de contenidos. No son noticias que anuncien el evento, sino artículos que generen contexto e interés por participar. Sus atributos, los estilos musicales, artistas e invitados son temas para abordar.
• Usa un hashtag que sea recordable y que no haya sido usado antes: Permite identificar los contenidos relacionados de manera más fácil. Todo lo que se comunique debe llevar el hashtag elegido y estar presente en la publicidad, tanto on como offline.

Qué hacer durante

• Todas tus redes sociales hacia el mismo objetivo: Debes definir qué publicarás en cada red y con qué frecuencia, antes de que se realice el evento. No es algo espontáneo. Considera a personas distintas que publiquen en cada red para que sea un trabajo ordenado y eficiente.
• Realiza transmisiones en vivo: El streaming puede ser una buena opción para aumentar más el público que participa.. Puedes usar Youtube o Facebook Live para una transmisión principal y Stories de Instagram para videos más cortos.
• Publica contenido de los participantes: Comparte mensajes fotografías de los asistentes que utilicen el hashtag del evento. Realiza esto tanto en redes sociales, en las pantallas del lugar y en la transmisión en vivo.

Qué hacer después

• Concentra la información de valor en un solo lugar: Publica fotografías, ponencias o playlist en plataformas especializadas, pero centraliza su difusión en tu sitio web y redes sociales.
• Agradece la participación: Si tienes los emails de las personas que asistieron, puedes enviarles un email que agradezca que hayan ido, entregue los highlights del evento y los invite a la próxima edición.
• Genera un informe de resultados: Ahí debes considerar métricas como visitas al sitio web, principales fuentes generadoras de tráfico, alcance en redes sociales, etc.

No hay fórmulas perfectas para que un evento resulte. Esto se da porque las estrategias en redes sociales siempre dependen de cómo el usuario reciba el contenido. Tener claridad en lo que se quiere lograr y una planificación ordenada, permitirá mejorar los resultados.

Una correcta planificación requiere tiempo, el cual se transforma en un elemento estratégico. Este elemento permite disminuir los errores y reaccionar adecuadamente a cualquier problema. También facilita determinar qué elementos funcionan y cuáles requieren ajustes para llegar al usuario correcto.