¿Cómo es la arquitectura de un Dashboard?
Aprender a diseñarlos de mejor manera se ha vuelto esencial, para lograrlo escribimos esta guía para diseñar mejores dashboards.
¿Qué tienen en común Trello, Basecamp, Google Drive, Evernote, Gmail y Outlook? Todos son Dashboards. Es decir, son espacios de trabajo enfocados a facilitar tareas de sus usuarios, ya sea para ordenar sus pendientes, hacer seguimiento de proyectos o mejorar la comunicación interpersonal.
Diseñar un dashboard centrado en las personas es un ejercicio que tiene muchas aristas a considerar. A continuación, abordaremos cada punto con el fin de tener una comprensión más clara de cómo diseñar un dashboard funcional y comprensible.
El dashboard en cuanto a la arquitectura de información se puede dividir en dos áreas: la navegación y el espacio de trabajo.
Navegación
En la navegación podemos identificar cuatro sectores:
Identidad
La sección superior izquierda de la página está orientado a la identidad, por lo que aquí se sitúa el logo del dashboard.
Navegación entre páginas
La sección lateral izquierda comprende la navegación entre páginas. Lo ideal es tener siempre visible donde se encuentra el usuario y bajo qué contexto. Los desplegables de información son ideales a la hora de elaborar un menú de navegación.
Elementos de ayuda
En la sección inferior de la página se concentran los elementos de ayuda al usuario, datos de contacto y accesos a plataformas de apoyo a tareas dentro del dashboard. Es importante que la ayuda siempre este presente no importando la página en la que el usuario se encuentre.
Zona de notificaciones
La sección superior derecha se focaliza la zona de notificaciones y avisos al usuario, además del acceso a su perfil personal. La encontrabilidad de la información también se aborda en esta área, a través del buscador.
Espacio de trabajo
En cuanto al espacio de trabajo, lo primero es identificar cómo deben ser el o los módulos del dashboard. Los módulos son la esencia del trabajo. Sobre estos se puede interactuar y realizar acciones. Algunos ejemplos de este elemento son las tareas, mensajes, proyectos, cursos, etc.
Estos módulos se construyen en cuatro fases, las que se representan bajo el término de CRUD. En inglés la sigla se refiere a “Create, Read, Update and Delete”, es decir: Crear, Leer, Actualizar y Borrar. Este es una especie de ciclo de vida del módulo, primero se crea, después se ve, se puede editar y se puede borrar:
Crear tiene tres pasos esenciales:
- Primero debes comunicarle al usuario que debe crear algo, sobre todo en los comienzos de uso del Dashboards. Esto se hace cargo de la curva de aprendizaje, invitando al usuario a comenzar a interactuar con la plataforma.
- La segunda vista es el formulario de creación de un elemento, este debe hacerse cargo de los datos que componen el elemento. Existen datos obligatorios y elementos que pueden ser completados a posterior; el sistema debe hacerse cargo de que el usuario complete los requisitos mínimos en la creación de un elemento.
- El último paso es el mensaje de confirmación de la tarea exitosa o el error, o bien sugerirle un siguiente paso que complementa al módulo.
Leer es el estado del módulo al ya estar creado. En este estado nuestra principal preocupación es que el usuario sea capaz de ver lo que necesita, buscar, filtrar y ordenar elementos dentro de una lista y entender el contenido que está viendo. Los elementos de ayuda como los tooltips para complementar conceptos complejos son un apoyo sutil pero útil.
Actualizar es el acceso a modificar parámetros del módulo. Su estructura puede ser similar o igual al crear, con la diferencia de que dependiendo del caso puede haber elementos que se bloqueen la edición, ya sea por restricción de tiempo o de permisos.
La fase de Borrar permite la prevención del error. Se debe avisar al usuario si está seguro de realizar la acción. También notificarle que se ha borrado el elemento, dándole la opción de retractarse.
Se debe disponibilizar la opción de una papelera de elementos eliminados. Esta puede ser temporal y borrarse cada cierto tiempo o permanente para buscar algún elemento borrado.
Dependiendo de la naturaleza y funcionalidad del módulo, este puede tener más acciones asociadas. Por ejemplo: asignar, responder, reenviar, cambiar estado, etc. Teniendo el CRUD abordado, la identificación de otras acciones asociad
Recomendaciones
En cuanto a la administración del dashboard, existen roles o tipos de usuarios, los cuales pueden ejecutar acciones del CRUD dependiendo de sus permisos.
El dashboard debe mostrarle a cada usuario solo los elementos sobre los cuales tenga permisos. Para poder gestionar estos permisos debe existir un administrador que sea capaz de dar acceso a los parámetros que estime; además de dar la opción de solicitar permisos para acceder a secciones o acciones que no tengan permitido realizar.
En cuanto a los estados de un módulo, estos estados pueden ser asignables manualmente por los usuarios o el dashboard puede identificar el estado según la ejecución de tareas sobre los módulos. Estos estados deben ser visibles y comprensibles para los usuarios.
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