Metodología de marco lógico para la gestión de proyectos

La metodología de marco lógico es una herramienta que tiene por objetivo facilitar los procesos de la gestión de proyectos. Este modelo abarca desde la conceptualización, diseño, planificación, ejecución y hasta la evaluación del trabajo.

Gracias a este sistema podemos aplicar una perspectiva de largo plazo que facilita la coordinación y la concertación de acciones estratégicas. En palabras simples, es una “ayuda para pensar”, para hacer la bajada de la idea a la acción y facilitar la comunicación entre las partes.

Este sistema es especialmente útil en la gestión de proyectos digitales, donde la coordinación de equipos multidisciplinarios es fundamental para el éxito.

Estructura del marco lógico

Para organizar el trabajo y orientarlo hacia objetivos puntuales, la metodología de marco lógico sigue siete etapas principales.

1. Análisis de los involucrados

Si se viene del mundo del UX y del diseño de servicios, esta primera etapa puede resultar familiar.

Sin embargo, en la gestión de proyectos, esta fase se dirige a todas las áreas y los involucrados. Es decir, no solo considera al público, usuario o cliente final, sino también a los stakeholders.

Esta etapa consiste básicamente en analizar los objetivos, expectativas e incidencia de los involucrados. Así podremos aprovechar el apoyo de aquellos con intereses coincidentes, disminuir la oposición y conseguir la atención de los indiferentes.

Sub herramientas útiles

Este trabajo se apoya en las siguientes herramientas:

• Stakeholder Map: Identifica posibles grupos de interés para ver cómo pueden influir en el proyecto.
• Stakeholders Matrix: Atribuye criterios de poder a los grupos de interés identificados para priorizar y determinar relaciones y acciones estratégicas.
• Análisis PESTEL: Describe el entorno del proyecto, describiendo los factores externos (Político, Económico, Socio-cultural, Tecnológico, Ecológico y Legal).

2. Análisis de problemas

En la segunda etapa se deben identificar los problemas de raíz que se desea intervenir, así como sus causas y sus efectos. Es importante realizar un brainstorming con todos los involucrados para obtener todas las visiones en juego y llegar a un criterio común.

Sub herramientas útiles

En esta etapa se usan las siguientes herramientas:

• Técnica de los cinco porqué: Realiza preguntas iterativas y explora relaciones de causa y efecto, descifrando el problema raíz.
• Árbol de problemas: Identifica las causas y efectos de un problema. Es complementario al árbol de objetivos que se usa en la siguiente etapa.
• Diagrama de Ishikawa: Permite visualizar las causas y los efectos de un problema y sus subproblemas asociados.

3. Análisis de objetivo

El siguiente paso es describir y declarar la situación futura a la cual se desea llegar con el proyecto, resolviendo el problema o necesidad. Es muy importante considerar que:

• El objetivo debe redactarse con un verbo en infinitivo al principio, que denote la búsqueda de algo. En esta etapa nos referimos a objetivos estratégicos, es decir, de largo plazo. Los objetivos tácticos y operativos son de mediano y corto plazo. Una fórmula útil para la redacción de objetivos es: verbo + variable(s) a modificar + condiciones de aplicación.
• Debe existir una directa relación entre los objetivos y las preguntas. Deben ser consistentes con el problema.
• La formulación de objetivos dependerá del grado de profundidad con que se escoja responder dichas preguntas.
• No se deben confundir objetivos con actividades. La diferencia es que los primeros son metas, mientras que las segundas son acciones para alcanzarlas.

Si los objetivos están bien escritos, podrán responder a las preguntas ¿qué? y ¿para qué? de forma clara y específica. De esta forma no habrá lugar para confusiones o malas interpretaciones. Otra forma de evaluarlos es usar la sigla SMART, la que busca que sean específicos, medibles, alcanzables, realistas y en tiempo adecuado (timely).

Sub herramientas útiles

La herramienta principal para esta etapa es el árbol de objetivos. En este, los estados negativos se convierten en soluciones expresadas como estados positivos. Además, los efectos se convierte en logros esperados y las causas en objetivos específicos.

Esta herramienta sirve para establecer los objetivos de forma lógica al problema/necesidad, sus causas y efectos.

4. Análisis de alternativas

A partir del árbol de objetivos, las antiguas causas se transformaron en objetivos específicos. Desde aquí se extraen las acciones a llevar a cabo para solucionar el problema raíz, las cuales deben ser evaluadas y priorizadas por el equipo del proyecto.

Es importante determinar qué acciones quedan dentro de la intervención del proyecto y cuáles se pueden abordar en una etapa posterior. Esta definición se hace evaluando variables como los costos, capacidad, plazos y beneficios, entre otros.

Sub herramientas útiles

La matriz de producto mínimo viable es una herramienta ideal para priorizar las alternativas que dirigen a la solución del proyecto.

5. Estructura analítica del proyecto

Elegida la(s) alternativa(s), se debe construir un EAP (Estructura Análitica del Proyecto). Esta estructura es la esquematización de los niveles jerárquicos del proyecto y la solución más viable. Determina un fin, el objetivo central, los componentes (productos o entregables) y las actividades.

Esta es la base para la construcción de la matriz de marco lógico.

6. Matriz de marco lógico

Usando todas las definiciones anteriores, es posible construir la matriz de planificación.

En esta se presentan de forma resumida los aspectos importantes del proyecto, como los objetivos, indicadores, medios de verificación de supuestos (hipótesis), el propósito (objetivo central), los componentes y las actividades.

Estructura narrativa de los objetivos

Debe indicar al menos los siguientes elementos:

• Fin: Es una descripción de la solución al problema de nivel superior.
• Propósito: Es el objetivo central, entendido como el efecto directo o resultado final esperado después de la ejecución del proyecto.
• Componentes: Son los resultados o entregables.
• Actividades: Son las acciones que se realizarán para producir cada componente.

Indicadores

Información necesaria para determinar el progreso hacia el logro de los objetivos del proyecto.

Medios de verificación

Fuente desde la cual se puede obtener información acerca de los indicadores.

Supuestos

Riesgos asociados a cada etapa, el cual se expresa en un supuesto que debe ser cumplido para avanzar en el proyecto.

7. Evaluación intermedia

En la etapa final es importante reducir la diferencia entre lo planificado o formulado y la realidad del desarrollo del proyecto. Esto se puede lograr verificando periódicamente los avances, los cotos y el cumplimiento de plazo.

Además, se debe brindar retroalimentación a los involucrados en el proyecto y establecer un plan de gestión de crisis.

En el área digital el marco lógico puede ser complementado con otras metodologías, como por ejemplo el design thinking, para enriquecer la forma de idear y definir las acciones.

En el sitio EdvDesign puedes encontrar muchas de las herramientas mencionadas en forma de matrices. Con estas plantillas podrás aplicarlas en tu equipo y tu proyecto. Además, el manual de la Cepal sobre esta metodología entrega varias claves para su aplicación.

Finalmente, puedes aprender más sobre este tema revisando las distintas etapas que sigue la gestión de proyectos en los trabajos digitales.