3 preguntas para entender el sistema Kanban en gestión de proyectos

Uno de los grandes desafíos en proyectos digitales es la organización de equipos multidisciplinarios en un flujo de trabajo diario. En la construcción de plataformas web, cada tarea tiene consecuencias para una etapa posterior, por lo que cualquier descoordinación o error, puede retrasar las entregas.

La coordinación del trabajo en proyectos digitales se realiza en distintos niveles. Para comunicarse con los clientes en sus proyectos se pueden usar plataformas como Basecamp, mientras que para la gestión interna se necesita método que involucre de forma activa a los equipos. Una buena opción para esto es Kanban.

¿Qué es Kanban?

Kanban (o tablero visual en japonés) es un sistema de información que controla los procesos internos y externos de producción en serie, según el tiempo y los productos necesarios en cada etapa.

Este método se originó en la empresa Toyota y sigue la filosofía Just in Time, que consiste en producir “lo que se necesita, cuando se necesita y en la cantidad necesaria”. En la empresa de automóviles este método se convirtió en una forma eficaz para apoyar la producción y promover mejoras.

Este sistema de coordinación evolucionó y se expandió hacia otros rubros. Hoy es un método de eficiencia probada, sobre todo en equipos multidisciplinarios. Se aplica de la siguiente forma:

1. Insta un tablero Kanban en un espacio común de la oficina. Agrega una división para cada equipo de trabajo con una columna de tareas por hacer y otra de entregas completadas.
2. Entrega notas post-it a cada equipo, con un color particular para su área. Cada miembro debe pensar en sus prioridades y escribir en el papel su nombre, la tarea y el proyecto al que esta corresponde, para pegarlas en la columna de cosas por realizar.
3. Una vez terminadas las tareas, cada miembro debe mover las tarjetas a la columna de completados.
4. Al final de la semana la columna de completados se limpia para dar paso a las siguientes tareas.

Este sistema funciona como un lugar de centralización de tareas que clarifica las responsabilidades de cada persona y mantiene un adecuado flujo productivo.

Es muy importante que exista un moderador encargado de verificar que las tareas se actualicen con regularidad. Esta persona es también quien debe analizar de forma global el trabajo de los equipos y guiarlos para mantener un flujo constante y eficiente de las partes.

¿Cuáles son los objetivos y beneficios de Kanban?

En cualquier agencia dedicada a la experiencia de usuario el proceso productivo consta de varias etapas diferenciadas y concatenadas. Por ejemplo, en IDA  trabajamos con la metodología DCU. Por esto, es fundamental ordenar los requerimientos y controlar las horas trabajadas en cada proyecto.

Los principales objetivos del método Kanban reflejan las dificultades comunes de este rubro. Estos objetivos son:

• Transparentar los tiempos de trabajo frente a todo el equipo.
• Prevenir las entregas fuera de plazo y la sobrecarga de trabajo.
• Mejorar la coordinación entre equipos y el flujo de producción.
• Apoyar la comunicación interna directa y abierta a nivel de empresa.

Al visualizar el flujo de trabajo podemos identificar formas de optimizarlo para mejorar la productividad. También nos muestra las tareas de cada persona en la totalidad de los proyectos, podemos ver en qué está cada uno y determinar si cuenta con tiempo para asumir nuevas responsabilidades o si necesita apoyo. Además, el tablero nos permite analizar el tiempo invertido en cada proyecto, lo que combinado al registro de Basecamp es esencial para realizar los cálculos de inversión y retorno.

¿Cuáles son las reglas del método Kanban?

La aplicación exitosa del método pasa por cuatro principios fundamentales:

1. Definición de prioridades: Cada miembro empieza con su tarea de más alta prioridad y no debe pasar a otra tarea sin antes completar la primera. De esta forma se impone un flujo continuo y efectivo. Además, ningún trabajador puede hacer dos cosas a la vez, por lo que asumir solo una tarea a la vez mejorará su productividad.
2. Adaptación a la herramienta: Todos deben estar dispuestos a cambiar su sistema actual de trabajo, ya que con el tiempo Kanban va dejando en evidencia áreas a optimizar en el flujo de productividad. En este caso y tal como sucede con una cadena, esta será tan fuerte como su eslabón más débil.
3. Responsabilidad y confianza en el equipo: Se deben respetar las responsabilidades de cada miembro y su rol. No se debe sobrecargar a alguien o tomar sus tareas sin antes llegar a un acuerdo. Esto implica trabajar en un ambiente de confianza, donde debe existir completa libertad para preguntar “estoy atrasado, ¿preguntar ayudarme?” o “¿cuál es la prioridad del requerimiento para dejar de lado lo que estoy haciendo?”.
4. Liderazgo y autogestión: Se debe promover el liderazgo en cada área. Cada uno es responsable por cumplir sus tareas, mostrando también la capacidad de ser proactivos y apoyar desde su equipo al progreso general de los proyectos.

El sistema kanban es entonces una solución para la gestión de proyectos simultáneos y la coordinación de los profesionales a través de las etapas productivas. Además, al tratarse de un espacio físico y público dentro de la oficina, mejora la comunicación entre equipos.