¿Qué hace un jefe de proyectos o project manager?

La difundida frase “el orden de los factores no altera el producto” solo es válida para funciones matemáticas. En la vida diaria, cocinar, limpiar, hacer ejercicio y la mayoría de las cosas que hacemos necesitan de un orden específico para ser realizadas con éxito. Lo mismo ocurre en el mundo digital, aunque tengas los conocimientos adecuados y las herramientas necesarias, un proyecto no llegará a buen término si no cuentas con una persona encargada de coordinar el trabajo y dirigirlo hacia el cumplimiento de los objetivos.

Esa persona es el jefe de proyectos o project manager. Este es un profesional con un perfil particular, que debe ser capaz de convertirse en líder de los equipos y comprometerse con la gestión en todas sus etapas. Para que pueda realizar sus tareas con éxito, debe integrarse desde el comienzo, participando en las definiciones de objetivos, metas y plazos.

¿Qué aptitudes debe tener?

En su día a día tendrá que estar en contacto con profesionales de distintas áreas, transmitiendo información de un equipo a otro. Al mismo tiempo, deberá seguir el avance del proyecto en general, entendiendo los procesos como parte de un todo, lo que le permitirá a su vez adelantarse a posibles problemas. Para lograr esto, el jefe de proyectos debe contar con las siguientes habilidades:

• Identificar y ordenar las etapas de un proyecto: Debe entender lo que hace cada equipo y en qué momento deben realizarlo. Esto no significa que debe tener los conocimientos técnicos para realizar el trabajo. El jefe de proyecto facilita y gestiona, no ejecuta.
• Entender los flujos de trabajo: Cada tarea y cada profesional consume un tiempo determinado. El project manager debe manejar esta información para coordinar el proyecto. Por esto un buen gestor de proyecto mantiene una imagen mental de la carta gantt en todo momento, memorizando los deadlines y plazos de entrega.
• Ser muy organizado: La coordinación de múltiples equipos, tareas, y requerimientos requiere de una organización compleja. Por esto el jefe de proyecto maneja planillas y esquemas con tareas específicas y encargados, lo que ordena las responsabilidades en el equipo.
• Comunicación clara y oportuna: Debe mantener contacto activo con los involucrados en un proyecto, tanto internos como de cara al cliente. También es esencial que pregunte por el avance de cada tarea de forma periódica, identificando a tiempo cambios o requerimientos que deban ser comunicados. Además, debe ser asertivo en sus opiniones y argumentarlas para que sean comprendidas por los miembros del equipo.
• Ser capaz de visualizar posibles problemas y adelantarse a ellos: Esta es una de las características más importantes. El project manager debe estar atento al progreso de las etapas y determinar si se cumplirá con los plazos o si es necesario realizar modificaciones. Muchas veces tendrá que tomar decisiones basadas en la información disponible, aunque esta sea escasa, para mantener un adecuado flujo de trabajo.
• Ser un líder: Debe ser capaz de liderar equipos de trabajo y coordinarlos. Tendrá que convencer a las partes de las decisiones que se han tomado y alcanzar acuerdos cuando existan diferencias de opinión entre equipos. Es común que en organizaciones horizontales no cuente con una jerarquía frente a su equipo, por lo que se acentúa la necesidad de contar con habilidades de negociación, más aún si debe relacionarse con clientes.

¿Cuáles son sus responsabilidades?

Las tareas del project manager comienzan apenas se inicia un proyecto y se extienden hasta que este se ha completado. En ciertos casos, seguirá monitoreando el progreso de un sitio, interviniendo sus mantenciones y siguiendo su estrategia comunicacional. Entre sus principales funciones están:

Un buen jefe de proyecto se mantendrá en constante comunicación con los distintos equipos de trabajo. Además, será capaz de adelantarse a los problemas para coordinar soluciones a tiempo, alcanzando los objetivos en los plazos acordados.

Además, apoyará las tareas a lo largo de la evolución de un proyecto. Para aprender más sobre este tema, puedes revisar nuestros consejos para la gestión de proyectos en las distintas etapas y cómo enfrentar una crisis.