Matriz de Formulación de objetivos

¿Cómo definir los objetivos estratégicos de tu sitio web?

Cada uno de nuestros proyectos comienza con la formulación de objetivos. Sin embargo, ese ejercicio, que a primera vista siempre nos parece simple, puede generar más de alguna duda o diferencia en nuestros clientes.

¿Por qué ocurre esto? Quizás a las personas a veces nos cuesta proyectar en plazos más largos. O, simplemente es más fácil continuar en un camino que ya ha funcionado. Sin embargo, es necesario tener objetivos en cualquier proyecto. Y estos deben ir más allá de una declaración de intenciones del tipo vender más o posicionar mi marca.

El rol en la gestión

Los objetivos nos permiten evidenciar cuáles son los propósitos que esperamos cumplir con un determinado proyecto. En el caso de los proyectos que diseñamos en {ida, esta es la primera actividad que realizamos con cada cliente y en el que participan algunos tomadores de decisiones de la organización.

De esta manera, logramos involucrar a áreas claves desde el inicio y podemos comenzar a identificar cuáles son los flujos para las validaciones del proyecto. También sirve para que las expectativas o temores frente a una solución, digital o no, se verbalicen.

Muchas veces, hay áreas más optimistas que esperan lograr grandes hitos con un proyecto. Ahí aparecen los más conservadores que comienzan a levantar alertas respecto de la dificultad de hacerlo de determinada forma. La discusión es un proceso natural y vital. Permite generar consenso, y debe ser guiado por quien lidere el ejercicio. Siempre es posible encontrar un punto intermedio o proyectar un desarrollo progresivo de algún ámbito.

Ámbitos para definir objetivos

Para definir los objetivos, consideramos los distintos ámbitos del proyecto y qué queremos lograr en cada uno de ellos. Estos establecen áreas de trabajo que deben cruzarse con los objetivos estratégicos de la empresa.

• Comerciales: Estos objetivos corresponden a aquello que la empresa o institución espera lograr comercialmente. No siempre es una meta relacionada con un objetivo de venta de productos o de generación de ganancias. Tiene que ver con el éxito del modelo de negocios y como el sitio web puede ayudar a ello. Por ejemplo, un objetivo comercial puede ser aumentar el número de voluntarios de una iniciativa así como el crecimiento en la venta de un producto.
• Comunicación y Marketing: Tienen relación con cómo se posiciona el discurso y la marca en el proyecto. Acá es relevante conocer cuáles son las expectativas de visibilidad y de gestión comunicacional. Un objetivo de comunicación y marketing puede ser posicionar a la marca como un actor relevante en su área.
• Usuarios: Establecen cuál es la expectativa o necesidad que deben resolver las personas con el sitio. Esto es relevante porque cuando se realiza el estudio de usuarios podemos comparar cuán cerca o no está el objetivo de la marca en relación a lo que sus usuarios están esperando. Un ejemplo en este ámbito puede ser construir un sitio web que ofrezca una experiencia de usuarios óptima.
• Contenidos: Este ámbito nos indica cuál será la relevancia de los contenidos en el proyecto. Es posible identificar cuán específicos serán, qué características tendrán, cada cuanto tiempo se van a actualizar, qué formatos se usarán, etc. Eso siempre repercute en los equipos de comunicación porque como consultora les proponemos que sea contenido de valor y no necesariamente contenido noticioso o de actualidad corporativa. Por ejemplo, un objetivo en este ámbito puede ser promover los estudios publicados por la organización de manera amigable para las personas, en distintos formatos digitales.
• Diseño: Establece cuál será el propósito del diseño en el proyecto. Va más allá de tener un sitio “bonito y funcional”. Identificamos junto a nuestros clientes  cuestiones que necesitan mostrar en el diseño, como la identidad de marca o su personalidad, y las reglas gráficas para ello. Estos objetivos pueden ser tanto estratégicos como estéticos. Por ejemplo, un objetivo de diseño puede ser transmitir la identidad de la marca a través de una interfaz amigable con el usuario.
• Tecnologías: Define el alcance del uso de tecnologías como CMS, la integración con servicios de pago o de gestión de clientes. Un objetivo de este ámbito podría ser mejorar la responsividad de un sitio para llegar a nuevos usuarios.

¿Por qué son relevantes las validaciones?

Cuando los equipos con los que trabajamos se enfrentan a esta pregunta se dan cuenta de que el proyecto requiere de más personas que el equipo ejecutivo. Aparecen las áreas que deberán validar cuestiones estratégicas – generalmente, gerencias generales o directorios-. O áreas más técnicas – direcciones de informática o tecnologías-, que tendrán que dar sostenibilidad a lo que hagamos nosotros como consultora.

En esta parte del ejercicio son nuestros propios clientes quienes definen a quiénes más involucramos en la toma de decisiones de las distintas etapas que siguen. Es una pregunta muy simple, pero que instala la necesidad de comenzar un trabajo que es colaborativo con áreas relacionadas para evitar un efecto colateral negativo.

Sistematización de objetivos

Nuestro trabajo tiene dos etapas. La primera que es liderar el ejercicio y guiar a nuestras contrapartes hacia objetivos que sean SMART. Es decir, nuestros objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y tener una temporalidad definida. Debemos promover que las personas que participan desarrollen la idea que están planteando en un post-it. Sin esa descripción, es muy difícil deducir que espera una persona.

Siendo estrictos, la estructura de un objetivo requiere de un verbo, una variable a modificar y condiciones de aplicación. Sin embargo, esos elementos son complejos de verbalizar. ¿Cuál es nuestro rol? Tomar lo que las personas indican como un objetivo y transformarlo a un objetivo estratégico con los 3 componentes.

Agrupamos los que son similares y obtenemos los objetivos estratégicos para cada ámbito. A partir de eso, podemos levantar cuáles serán los puntos de contacto que deberán ayudarnos a cumplir ese objetivo y cuáles serán los KPI para medir si se logra o no.

Cuándo usamos esta matriz

Esta matriz es un ejercicio adecuado para proyectos que implican el desarrollo de un sitio web. Considera la información, cómo esta debe diseñarse y cuál será el marco técnico y de tecnología que se necesita. Cada decisión, siempre, pensada desde lo que las personas que usarán el sitio requieren.

Una vez que están sistematizados, los objetivos deberán guiar el proceso de estudio de usuarios y de benchmark. Luego, en la etapa de Arquitectura de información y de Diseño de Interfaz de usuario, deberemos hacernos cargo de cumplir con la expectativa que se definió al comienzo.

Pasar a etapa de desarrollo, será clave para establecer las características de la implementación. Cuando el proyecto sea público y los usuarios puedan hacer uso de él, los objetivos nos servirán para medir cuán valioso y pertinente es lo que hemos realizado.

Conocer estos objetivos nos permite medir el avance de nuestro proyecto. Si quieres comenzar un proyecto digital y hacerlo de una manera más estratégica no dudes en contactarnos.