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Herramientas y organización

Optimiza tu tiempo con las herramientas de Google Calendar

Actualmente muchas organizaciones utilizan la G Suite, o el conjunto de apps de Google para organizarse. Los correos de equipo pertenecen a Gmail, y gran parte del trabajo diario es facilitado por las herramientas de Google. Por eso, hoy el team IDA, te ayuda a sacarle provecho a sus herramientas.

Cuando trabajamos en equipo, es esencial que tengamos un buen manejo de los tiempos. Ya sean recordatorios, eventos o tareas, la tecnología puede ser un aliado de nuestro trabajo y organización. Muchas veces tenemos las herramientas pero desconocemos sus funcionalidades. Por eso, te invitamos a sacarle el máximo provecho a Google Calendar, pues con un uso apropiado de sus opciones, te ayudará a tener un mejor control del tiempo y del trabajo diario.

¿Cuán útil es Google Calendar?

El calendario de Google siempre estará asociado a tu cuenta de correo gmail. Y aunque muchos creen que su mayor utilidad es anotar los eventos de tu agenda -lo cual no es mentira-, además te permite organizar tu día en base a metas y a un mejor manejo del tiempo.

Puedes agregar calendarios diferentes según el tipo de actividades que realizas, también puedes ser parte de calendarios compartidos, y en cada uno de ellos, organizar tareas, eventos y recordatorios.

Te ayudamos a conocer bien los atributos de Calendar. Pero para eso, te recomendamos explorar las alternativas que ofrece esta herramienta tanto en su versión de escritorio como en su aplicación móvil.

Opciones Generales de Calendar

Suscribirse a un calendario externoAl visualizar tu calendario, podrás descubrir en la esquina inferior izquierda, la opción “Otros Calendarios”, en ella podrás suscribirte a los calendarios públicos de una persona o de una organización que te interese.

Crear un nuevo calendario: Dentro de tu calendario, puedes crear categorías. Esto significa que puedes agregar eventos que estén diferenciados por color según la categoría que elijas para agruparlos (trabajo, salud, social, entre otros).

Crear calendarios compartidos: Esta opción te permite crear un calendario al que tendrán acceso diferentes personas. Para ello, sólo debes crear un nuevo calendario y configurarlo como compartido.

Actividades diferentes

Si tu correo está dentro de una organización, tendrás cinco opciones de calendario para que organices tu día y el resto del equipo pueda contar contigo, y viceversa. Cada alternativa tiene funciones diferentes que describiremos a continuación.

Captura de pantalla con las diferentes opciones de actividades que entrega Google Calendar

Si tienes una reunión, debes hacer un trámite, o quieres mostrar tus horas disponibles, Google Calendar te permite visualizar esto en tu mes, semana o día. Para ello, debes saber que en Eventos, puedes configurar notificaciones y sus propios recordatorios.  

Eventos

Al calendarizar un evento puedes personalizar desde su visualización hasta su duración, invitados, ubicación, etc. Para eso, debes crear un Evento y seleccionar Más opciones. Ahí visualizarás alternativas para:

Detalle de un evento en Google Calendar donde aparecen las opciones.

 

  • Agregar ubicación
  • Añadir una video conferencia
  • Añadir notificaciones; estas pueden ser por correo, o notificaciones a tu móvil.
  • Seleccionar un calendario y color; si tienes calendarios personalizados, podrás seleccionar a qué calendario pertenece tu actividad. Ej: Trabajo, Social, Doctor, etc.
  • Modificar la disponibilidad y visibilidad; Disponible o No Disponible, en visibilidad Privada, Pública o Predeterminada.
  • Añadir comentarios
  • Invitar a otras personas; agregando sus correos, y enviándoles una notificación.
  • Además tendrás la opción de Buscar un hueco en tu calendario, para programar el evento. Aquí Calendar señalará los horarios disponibles en tu calendario.
  • Adjunta documentos de Google Drive.

Fuera de la oficina

Esta opción para calendarios de equipos, permite que las personas marquen los tiempos en que estarán Fuera de la oficina o no disponibles. De esta forma, tu equipo podrá verlo y agendar reuniones en otros horarios.

Recordatorio

Te permite agendar notificaciones por día, o en horarios personalizados, que pueden repetirse semanalmente. Al activarlo, y seleccionar el día y hora del recordatorio, te llegará una notificación por correo y a tu móvil para que no los olvides.

Tarea

Igual al recordatorio, tiene un mayor espacio de descripción para tus tareas.

Horas disponibles

Sincronizado con tu página de citas, te permite establecer periodos de tiempo libre, en el que otros pueden contar contigo.

Facilitando tu día a día

Mover evento

Desde cualquiera de sus interfaces, puedes mover eventos de horario sólo arrastrando el evento en la pantalla.

Eliminar evento

Desde la aplicación móvil, en la visualización tu Agenda, puedes presionar un evento y arrastrarlo hacia la derecha, para eliminarlo.  

Duración de tus eventos

Los eventos que crees vienen con una configuración predeterminada de 60 minutos de duración. Pero, esto no resulta útil para todo el mundo. Por eso, si deseas que tus eventos sean más cortos, configura tu Calendar para que cada nuevo evento tenga una duración a tu medida.

En la opción Ajustes, presiona la opción General, y selecciona la opción “Duración predeterminada de los eventos”.  Aquí podrás definir la duración de tus eventos desde 15 min hasta 120 min.

Recuerda que también puedes modificar la duración de cada evento individualmente.

Establece Metas

Desde la App, establece metas de salud, organización o algunas personalizadas. Aquí podrás seleccionar cuántas veces a la semana realizarla, y el calendario buscará huecos para que puedas realizar acciones que te lleven a cumplirla.

Haz listas de tareas desde Google Keep

En Google Keep, puedes agregar notas de texto o listas de verificación de tareas. Al agregarles una fecha, se agregarán de manera automática en tu calendario. Con recordatorios incluídos.

Tener control sobre todas estas opciones, te permitirá controlar tu tiempo de forma más eficiente. Si Google Calendar es el calendario que ocupas, manejalo en un cien por ciento a través de tu correo Gmail o tus apps, y ten claros tus objetivos diarios, semanales y mensuales.

 

Creo que la tecnología es una aliada de las comunicaciones. Busco lo último en tendencias e innovación UX para que integremos herramientas digitales útiles a nuestra vida cotidiana. Me intereso en la protección de datos personales e investigo para que Internet sea un lugar más seguro.

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