![](data:image/svg+xml;charset=utf-8,<svg height="470" width="655" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg" version="1.1"/>)
La difundida frase “el orden de los factores no altera el producto” solo es válida para funciones matemáticas. En la vida diaria, cocinar, limpiar, hacer ejercicio y la mayoría de las cosas que hacemos necesitan de un orden específico para ser realizadas con éxito. Lo mismo ocurre en el mundo digital, aunque tengas los conocimientos adecuados y las herramientas necesarias, un proyecto no llegará a buen término si no cuentas con una persona encargada de coordinar el trabajo y dirigirlo hacia el cumplimiento de los objetivos.
Esa persona es el jefe de proyectos o project manager. Este es un profesional con un perfil particular, que debe ser capaz de convertirse en líder de los equipos y comprometerse con la gestión en todas sus etapas. Para que pueda realizar sus tareas con éxito, debe integrarse desde el comienzo, participando en las definiciones de objetivos, metas y plazos.
¿Qué aptitudes debe tener?
En su día a día tendrá que estar en contacto con profesionales de distintas áreas, transmitiendo información de un equipo a otro. Al mismo tiempo, deberá seguir el avance del proyecto en general, entendiendo los procesos como parte de un todo, lo que le permitirá a su vez adelantarse a posibles problemas. Para lograr esto, el jefe de proyectos debe contar con las siguientes habilidades:
- Identificar y ordenar las etapas de un proyecto: Debe entender lo que hace cada equipo y en qué momento deben realizarlo. Esto no significa que debe tener los conocimientos técnicos para realizar el trabajo. El jefe de proyecto facilita y gestiona, no ejecuta.
- Entender los flujos de trabajo: Cada tarea y cada profesional consume un tiempo determinado. El project manager debe manejar esta información para coordinar el proyecto. Por esto un buen gestor de proyecto mantiene una imagen mental de la carta gantt en todo momento, memorizando los deadlines y plazos de entrega.
- Ser muy organizado: La coordinación de múltiples equipos, tareas, y requerimientos requiere de una organización compleja. Por esto el jefe de proyecto maneja planillas y esquemas con tareas específicas y encargados, lo que ordena las responsabilidades en el equipo.
- Comunicación clara y oportuna: Debe mantener contacto activo con los involucrados en un proyecto, tanto internos como de cara al cliente. También es esencial que pregunte por el avance de cada tarea de forma periódica, identificando a tiempo cambios o requerimientos que deban ser comunicados. Además, debe ser asertivo en sus opiniones y argumentarlas para que sean comprendidas por los miembros del equipo.
- Ser capaz de visualizar posibles problemas y adelantarse a ellos: Esta es una de las características más importantes. El project manager debe estar atento al progreso de las etapas y determinar si se cumplirá con los plazos o si es necesario realizar modificaciones. Muchas veces tendrá que tomar decisiones basadas en la información disponible, aunque esta sea escasa, para mantener un adecuado flujo de trabajo.
- Ser un líder: Debe ser capaz de liderar equipos de trabajo y coordinarlos. Tendrá que convencer a las partes de las decisiones que se han tomado y alcanzar acuerdos cuando existan diferencias de opinión entre equipos. Es común que en organizaciones horizontales no cuente con una jerarquía frente a su equipo, por lo que se acentúa la necesidad de contar con habilidades de negociación, más aún si debe relacionarse con clientes.
¿Cuáles son sus responsabilidades?
Las tareas del project manager comienzan apenas se inicia un proyecto y se extienden hasta que este se ha completado. En ciertos casos, seguirá monitoreando el progreso de un sitio, interviniendo sus mantenciones y siguiendo su estrategia comunicacional. Entre sus principales funciones están:
Presentar el proyecto al cliente
Es el encargado de presentar la primera propuesta al cliente y escuchar sus opiniones e interpretar sus necesidades, para luego comunicarlas al equipo y adaptar el proyecto si fuese necesario.
Construir la carta gantt
Una vez aprobado el proyecto, se deben organizar las tareas a realizar en un gráfico que refleje los tiempos de trabajo específicos de cada equipo y que tome en cuenta los flujos de trabajo. Para esto es necesario que el jefe de proyecto conozca en detalle cómo trabajan los equipos.
Definir las metas
Para cada equipo se deben establecer metas con plazos y acciones detalladas. Luego de debe monitorear el avance hacia a ellas y comprobar que se cumplirán en los tiempos establecidos.
Actúa como un puente de comunicación entre equipos
Está a cargo de recibir el feedback del cliente y transferirlo a la persona pertinente. Para lograr esto debe mantenerse en constante comunicación con los equipos de trabajo, contactándolos con frecuencia para verificar que todo esté avanzando correctamente.
Negociar con el cliente
Durante la comunicación con los clientes debe identificar si están haciendo requerimientos errados o innecesarios, explicar cuál es la solución acertada y llegar a un acuerdo. Si ocurren atrasos, debe dar las explicaciones pertinentes y se negocia nuevos plazos.
Mantener una visión general
Debe seguir de cerca el flujo de trabajo en general para adelantarse a posibles problemas. Además, tiene que monitorear el cumplimiento de las horas de trabajo de cada equipo y notificar al cliente si sus requerimientos están tomando más tiempo de lo acordado.
Controlar los daños
Si han ocurrido errores o atrasos, debe sugerir formas de solucionar el problema para minimizar los daños. La transparencia de cara a los clientes es fundamental en este punto.
Un buen jefe de proyecto se mantendrá en constante comunicación con los distintos equipos de trabajo. Además, será capaz de adelantarse a los problemas para coordinar soluciones a tiempo, alcanzando los objetivos en los plazos acordados.
Además, apoyará las tareas a lo largo de la evolución de un proyecto. Para aprender más sobre este tema, puedes revisar nuestros consejos para la gestión de proyectos en las distintas etapas y cómo enfrentar una crisis.