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¿Qué hace un jefe de proyectos o project manager?

Estrategia digital 4 min. de lectura

El encargado de llevar los proyectos a buen término, coordinando equipos e interpretando las necesidades de cada tarea, es una de las piezas claves para el éxito en la creación de sitios web. Estas son las características que debe tener un buen project manager.

Persona trabajando en una carta gantt

La difundida frase “el orden de los factores no altera el producto” solo es válida para funciones matemáticas. En la vida diaria, cocinar, limpiar, hacer ejercicio y la mayoría de las cosas que hacemos necesitan de un orden específico para ser realizadas con éxito. Lo mismo ocurre en el mundo digital, aunque tengas los conocimientos adecuados y las herramientas necesarias, un proyecto no llegará a buen término si no cuentas con una persona encargada de coordinar el trabajo y dirigirlo hacia el cumplimiento de los objetivos.

Esa persona es el jefe de proyectos o project manager. Este es un profesional con un perfil particular, que debe ser capaz de convertirse en líder de los equipos y comprometerse con la gestión en todas sus etapas. Para que pueda realizar sus tareas con éxito, debe integrarse desde el comienzo, participando en las definiciones de objetivos, metas y plazos.

¿Qué aptitudes debe tener?

En su día a día tendrá que estar en contacto con profesionales de distintas áreas, transmitiendo información de un equipo a otro. Al mismo tiempo, deberá seguir el avance del proyecto en general, entendiendo los procesos como parte de un todo, lo que le permitirá a su vez adelantarse a posibles problemas. Para lograr esto, el jefe de proyectos debe contar con las siguientes habilidades:

  • Identificar y ordenar las etapas de un proyecto: Debe entender lo que hace cada equipo y en qué momento deben realizarlo. Esto no significa que debe tener los conocimientos técnicos para realizar el trabajo. El jefe de proyecto facilita y gestiona, no ejecuta.
  • Entender los flujos de trabajo: Cada tarea y cada profesional consume un tiempo determinado. El project manager debe manejar esta información para coordinar el proyecto. Por esto un buen gestor de proyecto mantiene una imagen mental de la carta gantt en todo momento, memorizando los deadlines y plazos de entrega.
  • Ser muy organizado: La coordinación de múltiples equipos, tareas, y requerimientos requiere de una organización compleja. Por esto el jefe de proyecto maneja planillas y esquemas con tareas específicas y encargados, lo que ordena las responsabilidades en el equipo.
  • Comunicación clara y oportuna: Debe mantener contacto activo con los involucrados en un proyecto, tanto internos como de cara al cliente. También es esencial que pregunte por el avance de cada tarea de forma periódica, identificando a tiempo cambios o requerimientos que deban ser comunicados. Además, debe ser asertivo en sus opiniones y argumentarlas para que sean comprendidas por los miembros del equipo.
  • Ser capaz de visualizar posibles problemas y adelantarse a ellos: Esta es una de las características más importantes. El project manager debe estar atento al progreso de las etapas y determinar si se cumplirá con los plazos o si es necesario realizar modificaciones. Muchas veces tendrá que tomar decisiones basadas en la información disponible, aunque esta sea escasa, para mantener un adecuado flujo de trabajo.
  • Ser un líder: Debe ser capaz de liderar equipos de trabajo y coordinarlos. Tendrá que convencer a las partes de las decisiones que se han tomado y alcanzar acuerdos cuando existan diferencias de opinión entre equipos. Es común que en organizaciones horizontales no cuente con una jerarquía frente a su equipo, por lo que se acentúa la necesidad de contar con habilidades de negociación, más aún si debe relacionarse con clientes.

¿Cuáles son sus responsabilidades?

Las tareas del project manager comienzan apenas se inicia un proyecto y se extienden hasta que este se ha completado. En ciertos casos, seguirá monitoreando el progreso de un sitio, interviniendo sus mantenciones y siguiendo su estrategia comunicacional. Entre sus principales funciones están:

Presentar el proyecto al cliente

Es el encargado de presentar la primera propuesta al cliente y escuchar sus opiniones e interpretar sus necesidades, para luego comunicarlas al equipo y adaptar el proyecto si fuese necesario.

Construir la carta gantt

Una vez aprobado el proyecto, se deben organizar las tareas a realizar en un gráfico que refleje los tiempos de trabajo específicos de cada equipo y que tome en cuenta los flujos de trabajo. Para esto es necesario que el jefe de proyecto conozca en detalle cómo trabajan los equipos.

Definir las metas

Para cada equipo se deben establecer metas con plazos y acciones detalladas. Luego de debe monitorear el avance hacia a ellas y comprobar que se cumplirán en los tiempos establecidos.

Actúa como un puente de comunicación entre equipos

Está a cargo de recibir el feedback del cliente y transferirlo a la persona pertinente. Para lograr esto debe mantenerse en constante comunicación con los equipos de trabajo, contactándolos con frecuencia para verificar que todo esté avanzando correctamente.

Negociar con el cliente

Durante la comunicación con los clientes debe identificar si están haciendo requerimientos errados o innecesarios, explicar cuál es la solución acertada y llegar a un acuerdo. Si ocurren atrasos, debe dar las explicaciones pertinentes y se negocia nuevos plazos.

Mantener una visión general

Debe seguir de cerca el flujo de trabajo en general para adelantarse a posibles problemas. Además, tiene que monitorear el cumplimiento de las horas de trabajo de cada equipo y notificar al cliente si sus requerimientos están tomando más tiempo de lo acordado.

Controlar los daños

Si han ocurrido errores o atrasos, debe sugerir formas de solucionar el problema para minimizar los daños. La transparencia de cara a los clientes es fundamental en este punto.

Un buen jefe de proyecto se mantendrá en constante comunicación con los distintos equipos de trabajo. Además, será capaz de adelantarse a los problemas para coordinar soluciones a tiempo, alcanzando los objetivos en los plazos acordados.

Además, apoyará las tareas a lo largo de la evolución de un proyecto. Para aprender más sobre este tema, puedes revisar nuestros consejos para la gestión de proyectos en las distintas etapas y cómo enfrentar una crisis.

Acerca del Autor

Investigamos las tendencias en proyectos y estrategias digitales para complementarlas con nuestra experiencia en artículos informativos. Nuestro objetivo es aportar al desarrollo del área, discutiendo la efectividad de las tecnologías y técnicas aplicadas.

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Carlos Eduardo Hurtado Hernández

hace 9 años

Me gustó la síntesis del artículo, el Project Manager es el alma de cualquier organización.

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Natalia Pizarro

hace 9 años

Gracias Carlos, qué bueno que te haya gustado.

Saludos!

Ediardo

hace 8 años

Genial tu artículo, se podría decir que es una persona que en el rubro
Publicitario se le llama cuentas. Slds!

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Rodolfo Domingo

hace 8 años

Me gustó mucho tu publicación, con tu permiso lo he compartído en LinkedIn. Hay muchos tópicos en definir los puestos y muchas nomenclaturas “nuevas ” en responsabilidades y puestos de trabajo. Ha sido la mejor definición que he podido leer sobre esta responsabilidad empresarial en mi humilde opinión . ..felicidades

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Felipe muñoz

hace 8 años

¿Es factible encontrar todas estas características en una persona? ¿Por qué?

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Natalia Pizarro

hace 8 años

Hola Felipe,

El artículo describe el perfil ideal, incluyendo las habilidades que ayudan a un profesional a cumplir con las tareas descritas. Siguiendo esta idea, creemos que sí es factible que una persona se capacite y forme para adquirir estas aptitudes.

Saludos!

Manuel Tomada Reim

hace 8 años

Hola buenas tardes,
¿Qué actividades podría llevar a cabo durante el proyecto para mejorar mi relación con los líderes de las iniciativas y la relación entre ellos?

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Beatriz Margarita Leal

hace 7 años

Si entendemos por líderes de las iniciativas a los miembros del equipo de trabajo del proyecto, estamos en el ámbito de las relaciones humanas y la comunicación efectiva. Lo fundamental es mantener flujos de comunicación eficientes a través de un lenguaje claro, la escucha activa y reuniones diarias o semanales con todo el equipo.

Estas instancias son fundamentales para la transferencia de información y la colaboración, y para saber en que está trabajando cada uno, visualizando en conjunto el avance del proyecto. Con esta simple acción, generamos sinergia en las acciones y hacemos a las personas parte de las decisiones y no simples hacedores. El objetivo de estas reuniones es que sean eficientes, siguiendo la metodología Scrum por ejemplo, para que se transformen en un espacio de colaboración y no solo un check list diario o una obligación.

Como plantea el agile manifiesto “los individuos y las interacciones entre ellos están por encima de los procesos y las herramientas” y para esto es fundamental trabajar la confianza dentro del equipo.

¡Saludos!

Jacob

hace 7 años

Demasiado simplista el articulo. El jefe de proyecto, estamos de acuerdo que gestiona, debe saber acerca de las tecnologias que involucra el proyecto, ademas, debe haber trabajado en aquellas tecnologias para poder llevar a buen termino el proyecto. Muchas veces el equipo es el que se autogestiona sin que el jefe de proyecto se involucre y todo termina bien, y se felicita al jp de haber gestionado bien. Lo anterior es muy comun en el ambito IT. Para que el jp gestione bien, debe haber explicitado todas las actividades de las tareas a realizar, no basta con colocar en la gantt “modulo de ingreso de xxx” cosa muy comun de encontrar en las gantt de IT; lo correcto es explicitar las actividades que se deben llevar a para terminar la tarea.
Con respecto a scrum, el 90% de las veces tienen un tiempo entrega muy grande, basicamente es porque no se detallaron las actividades al nivel de detalle necesario. Por ejemplo, he visto como los team trabajan con sprint de 3-4 semanas y creen que es imposible trabajar con un sprint de horas o un par de dias. Scrum es muy muy muy bueno cuando se trabaja con sprint de 1 semana o si se puede de un par de dias.

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Víctor Jaque

Víctor Jaque

hace 7 años

Hola Jacob

Gracias por seguir nuestros contenidos y entregarnos tu visión sobre el rol que debe cumplir un Jefe de Proyectos. Si deseas profundizar su labor, puedes visitar este artículo de nuestro blog: https://blog.ida.cl/blog/estrategia-digital/herramientas-project-manager/

Saludos,

Víctor

César

hace 7 años

De acuerdo contigo Jabob. He sido PM en varios proyectos, todos los he iniciado pero próximanente tendré el reto de ser PM de un proyecto ya iniciado, cuáles según tu criterio serían las primeras acciones que debería tomar?. Gracias

Martin Espinosa

hace 5 años

Excelente.. gracias por compartir.

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