Gestión de proyectos

Documentación en la gestión de proyectos digitales

La documentación de un proyecto se refiere al respaldo de la información en un soporte específico. Su objetivo es dejar un registro de las decisiones y avances para transparentar los procesos.

Sin embargo, hoy se apunta a la documentación como el enemigo de los proyectos ágiles. Se le acusa de llevar aparejada sistemas burocráticos y provocar un exceso de papeleo, que es lo que ocurre cuando no es bien utilizada.

Para entender el aporte de la documentación, no hay que perder de vista que la gestión de proyectos no consiste en instaurar sistemas rígidos y formalistas, sino en establecer una manera de trabajar y gestionar. Detrás de la documentación está la necesidad de gestionar bien, es decir, que el desarrollo del proyecto esté controlado y dominado.

Funciones de la documentación en la gestión

En los proyectos se necesita crear un conjunto de documentos que dé un suficiente soporte y un grado adecuado de formalización en las diversas fases, acciones y decisiones que lo conforman. Esto es especialmente importante cuando trabajamos con distintos roles en la gestión de proyectos.

Partamos siempre recordando que “las palabras se las lleva el tiempo” y que los sistemas de comunicación en un proyecto, son los más complejos de gestionar. Cuando no hay documentación, no es extraño escuchar frases como:

• “Él me dijo esto”.
• “Ayer conversé esto y llegué a este acuerdo ¿Cómo no sabes?”.
• “No te acuerdas de la instrucción que te dije en el pasillo sobre esta etapa ¿por qué no se ha aplicado el cambio?”.

Este tipo de frases refleja lo que muchas veces se vive y padece en el desarrollo de un proyecto, una dispersión de las comunicaciones y los canales.

Por ejemplo, en el caso de los objetivos del proyecto, estos deben ser expresados con claridad y ser conocidos por todas las personas afectadas. Esto solo será posible si se ha registrado en un soporte documental. Lo importante no es que exista papel sino que los objetivos sean identificados por todos, y eso, en la práctica, requiere que sean recogidos.

La función de la documentación consiste entonces en dejar un registro que posibilite la buena comunicación entre los distintos equipos e interesados. Para que esta sea eficiente, la gestión de proyectos debe respetar dos condiciones respecto al soporte documental:

• Que existan documentos para conservar determinada información que es necesaria para la buena gestión.
• Que se disponga de un sistema simple y eficaz de archivo que permita tener acceso a la información precisa y sea escalable.

En definitiva, se necesita un suficiente grado de formalización y documentación cumplir las condiciones de gestión de un proyecto.

Documentación utilizada en proyectos digitales

Es fundamental comprender que la documentación no es un fin en sí mismo, es una ayuda a la labor. Este apoyo no debe distraer de las actividades principales del proyecto.

El conjunto de documentos que sirven de apoyo a la gestión del proyecto debe tener un carácter unitario y coherente. La necesidad de entregables y su soporte (papel o digital) dependerá de las características de cada proyecto y organización.

Desde nuestra experiencia en proyectos digitales, identificamos algunos entregables importantes para mantener una buena comunicación y hacer un adecuado seguimiento. Estos son:

• Acta de constitución: Establecer la razón de ser del proyecto, autoriza su existencia y establece límites.
• Definición de funciones del jefe de proyecto: Describe los atributos y alcances del jefe de proyecto.
• Matriz de responsabilidad: Identifica las personas, puestos de trabajo, decisiones y responsabilidades.
• Términos de referencia (TDR): Recoge los datos básicos y globales sobre el proyecto para describirlo y sus alcances.
• Descripción de actividad: Describe las actividades, indicando al responsable, resultados esperados, fechas, recursos requeridos y costes.
• Planning detallado: Puede ser una gantt o un cuadro de actividades y tiempos. Es esencial para el control de plazos, una de las tareas más sensibles.
• Cuadro de recursos: Identifica los recursos a emplear en las diversas etapas del proyecto. Tiene una incidencia directa sobre el coste de operación.
• Acta de reunión: Registra las decisiones relevantes para evitar conflictos entre las partes. Permite disponer de una memoria colectiva que plasme los acuerdos.
• Informe de avance: Informa la evolución del proyecto, con una periodicidad prefijada.
• Entregables de cada etapa: Son los objetos, tangibles o intangibles, que se presentan como resultado cada etapa.

Archivo del proyecto

Para proyectos de gran envergadura, con muchos documentos y acontecimientos, es necesario establecer un sistema único de documentación. De esta forma todas las personas involucradas podrán tener acceso a la información.

El archivo del proyecto reúne en forma organizada toda la documentación disponible. Al clasificarla y recolectarla en un lugar común, todos los participantes pueden acceder con facilidad a los datos.

Es importante señalar que existen ciertos formatos normalizados de cada documento en la gestión de proyectos. De cualquier forma, el objetivo es que estos respondan a las necesidades del equipo y del proyecto, apoyando a la gestión general.