Gestión de proyectos digitales

¿Qué hacer frente a una crisis en proyectos digitales?

Los cambios críticos e imprevistos pueden provocar incertidumbres en el desarrollo de un proyecto digital, generando pérdidas financieras y consumiendo tiempo importante del curso operativo de la planificación.

Es importante identificar si estos cambios evolucionarán en una crisis o no, entonces aparece la siguiente interrogante: ¿Cuándo consideramos que son una amenaza? Para responder a esta pregunta, describimos los problemas más comunes que afectan el desarrollo de nuestros proyectos digitales y te contamos cómo los solucionamos a tiempo para que no amenacen nuestro trabajo

Problemas técnicos

Caída del servidor

Muchas veces nos encontramos con páginas sin servicio. Este tipo de inconvenientes se produce cuando un dispositivo no se puede comunicar eficientemente con un servidor remoto.

En este caso, el servidor termina la conexión de datos antes de que la transmisión entre el servidor y el cliente se haya completado.

 Soluciones y prevención

• Contactar al proveedor.
• Verificar la configuración del enrutamiento.
• Contactar a los clientes afectados para explicarles la situación.

Ataques o hackers

En varias ocasiones los sistemas informáticos se han visto amenazados por software malicioso, los que pueden atravesar las barreras de privacidad y acceder a una cantidad importante de bases de datos.

Por ejemplo, hace un tiempo les contamos sobre la amenaza creada por el sitio rusos SoakSoak. Su efecto fue tan grande que Google creó una lista de dominios afectados por el código malicioso.

Soluciones y prevención

• Actualizar el gestor de contenidos y los plugins.
• Investigar el origen de la amenaza.
• Reforzar la seguridad de las redes.
• Usar herramientas online para mantener los sitios vigilados.

Amenazas externas al proyecto

Marca involucrada en un escándalo o problema

La valoración positiva de la presencia digital de la marca es crucial para el éxito de los proyectos. Cualquier tipo de inconveniente, ya sea por alcances de nombre con otra empresa del rubro o bien por problemas organizacionales en el medio, podría afectar seriamente el desarrollo del proyecto.

Soluciones y prevención

• Explicar públicamente lo ocurrido.
• Desarrollar una identidad sólida para la marca.
• Evitar fallas comunicacionales que afectan el nombre de la empresa.

Cambios significativos en los requerimientos del cliente

Las metodologías centradas en los clientes empoderan a los encargados para que guíen sus proyectos y esclarezcan sus metas. Los problemas aparecen cuando los requerimientos se contraponen a los objetivos propuestos en el desarrollo del proyecto digital inicial o sobrepasan los acuerdos alcanzados.

Soluciones y prevención

• Detallar al inicio del proyecto qué actividades y procesos se realizarán y cómo se pueden escalar.
• Especificar las características del trabajo solicitado y mantener un registro de todos los cambios.  
• Programar reuniones periódicas con todos los profesionales involucrados para alinear las distintas visiones.
• Trabajar a la par con los clientes, para que entiendan el origen de las decisiones y los argumentos que respaldan el trabajo hecho.

Problemas durante el desarrollo

Problemas comunicacionales

Cuando las comunicaciones no son adecuadas se pueden desencadenar problemas para alcanzar los objetivos, con fugas de información que afectan el equilibrio interno del proyecto.

Estos problemas se pueden transformar en una crisis cuando se traducen en retrasos, tareas traspapeladas y requerimientos incompletos, entre otros.

Soluciones y prevención

• Tener un buen gestor de proyectos que mantenga una comunicación centralizada, clara y fluida entre los equipos.
• Mantener al día una ficha de proyecto que incluya un historial de todo el desarrollo del proyecto.
• Generar procedimientos y protocolos que faciliten la gestión del trabajo en cada etapa.

Acuerdos incumplidos

El no cumplimiento de fechas por parte de cualquier equipo, retrasa el desarrollo del proyecto. Esto genera un mayor consumo de recursos, porque implica correr todas las etapas posteriores, recalcular tiempos y reasignar tareas.

Soluciones y prevención

• Procurar una calendarización adecuada.
• Detectar las posibles fallas y tener un plan de acción para cada caso.
• Acordar las responsabilidades y las consecuencias de no cumplirlas al comienzo del proyecto.

Errores en el desarrollo de la plataforma

Para el desarrollo de un proyecto digital, el funcionamiento adecuado de la plataforma escogida es trascendental. En esta se sustentan todos los elementos para que los requisitos de los clientes sean cumplidos. Además, una mala aplicación o un deficiente desarrollo afectará directamente la usabilidad y la experiencia de los usuarios del sitio.

Soluciones y prevención

• Realizar pruebas para asegurar que el sitio no tenga fallas, antes y después del lanzamiento.
• Monitorear su funcionamiento con distintas herramientas.

¿Cómo estar preparados para la crisis?

Un buen trabajo colaborativo que prevenga situaciones adversas irá en pos del buen desarrollo del proyecto digital. Para estar preparado y enfrentar los problemas de forma adecuada, debes seguir las siguientes acciones:

• Monitorear constantemente las variables técnicas, internas y externas.
• Activar alertas dentro de los equipos.
• Conformar un comité de crisis para resolver los problemas antes de que se expandan.
• Generar protocolos que guíen las acciones para responder de manera adecuada a los problemas que pueden aparecer.
• Mantener la calma y no ignorar las señales.

En IDA creamos relaciones de confianza con los clientes para mantener una comunicación efectiva. Les ayudamos a entender cómo se hacen las cosas desde el lado técnico y estratégico y ellos nos muestran cómo funciona su negocio, es un aprendizaje mutuo.

La incertidumbre siempre existirá, lo fundamental es planificar las variables involucradas, analizando todos los escenarios posibles para saber cuándo actuar. De esta manera reducimos la posibilidad de encontrarnos con amenazas que afecten nuestro trabajo.