Metodologías, herramientas y desafíos de liderar en UX

La cuarta sesión de nuestro {ida Workshop estuvo dedicada a explorar los desafíos y complejidades de liderar en UX. Si te lo perdiste o si quieres repasar los puntos más importantes de este taller, ¡Sigue leyendo!

¿Proyecto o proyecto UX?

Un proyecto es una forma de abordar la realidad que nos ayuda a planificar un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas para lograr un objetivo. 

La gestión de un proyecto nos permite organizar de manera coherente lo que se quiere lograr. Ante esto, previamente debemos tener claridad sobre:

• Qué es lo que se quiere hacer
• Para qué se hará
• Como se puede lograr de la mejor manera

En su multifuncionalidad, un proyecto, independiente del área en que se realice, actúa como:

• Una forma de organización y gestión interna de las organizaciones.
• Un medio para lograr objetivos. 
• Un instrumento para la co-gestión entre diferentes actores.

Además, un proyecto como tal tiene dimensiones, un ciclo de vida y distintas etapas a ejecutar.

Dimensiones

Las dimensiones funcionan en paralelo y con ellas, podemos cumplir o mantener el ciclo de vida de un proyecto. 

• Dimensión de Gestión: Debe articular a distintos profesionales, áreas y recursos. Permite coordinar y realizar un seguimiento de las acciones para cumplir con los resultados esperados.
• Dimensión Técnica: Nuestro conocimiento del proceso es primordial. Esta dimensión se enfoca en desarrollar adecuadamente cada una de las acciones relacionadas a nuestra meta y dependerá de la naturaleza del requerimiento y de la organización. Además, lo relacionado a lo técnico debe actualizarse frecuentemente para mantenernos vigentes.
• Dimensión Humana: Todo proyecto es multidisciplinar y es ejecutado por personas. Las relaciones interpersonales y la subjetividad de cada integrante influye en la ejecución de cada proyecto.

Ciclos de Vida

Podemos reconocer tres ciclos de vidas que variarán según el tipo de proyecto.  

• Predictivo: Esta variable es decisiva, ya que integra y armoniza el empleo de los diversos recursos. Por lo tanto, condiciona el resultado de lo que dichos recursos puedan producir.
• Incremental: Se refiere a aquellas fases del proyecto que se repiten de manera intencionada. Donde una o más actividades son ejecutadas a medida que aumenta el entendimiento del producto por parte del equipo.
• Adaptativo: Pretende responder a altos niveles de cambio y a la participación continua de los interesados. En este las iteraciones son muy rápidas, entre 2 a 4 semanas, y sus costos son fijos.

Estructura de un proyecto

Para poder entender cada ciclo y elegir aplicarlo a nuestros proyectos, debemos saber estructurar sus etapas. Cada proyecto, cuenta con cuatro grandes etapas que se dividen en tareas más pequeñas. 

Un proyecto se puede dividir en “N” número de fases, que culmina con la finalización de uno o más entregables. Las fases del proyecto suelen completarse en forma secuencial o superponerse en determinadas circunstancias. Normalmente las diferentes fases implican una duración o esfuerzo diferentes que determinan la división del proyecto en subconjuntos lógicos para facilitar su dirección, planificación y control.  

Relaciones entre fases:

• Relación secuencial: Una fase sólo se inicia cuando se completa la fase anterior. La naturaleza paso a paso de este enfoque reduce la incertidumbre, pero puede eliminar opciones para acortar el cronograma general.
• Relación de superposición: Una fase se inicia antes de que finalice la anterior. La superposición de fases puede requerir recursos adicionales para permitir que el trabajo se realice en paralelo. Puede aumentar el riesgo y precisar la repetición de algunas partes del proceso.

¿Por qué la gestión UX es estratégica?

Existen distintos factores que determinan una gestión UX consistente y sustentable. En ese sentido, la colaboración con el cliente en la definición y concreción de los objetivos del proyecto es clave.

Debemos demostrar el valor de la UX a todas las partes interesadas y mostrar cómo las pruebas de usuario en las primeras etapas de diseño, pueden prevenir los problemas de integración y mantenimiento de manera más eficiente. 

Enfoque UX

Para facilitar la centralización de la comunicación y el control de gestión de un proyecto es fundamental utilizar un gestor de proyectos. Este es el esqueleto del flujo de comunicaciones. Permite centralizar los requerimientos de todas las partes involucradas. Al mismo tiempo, esta herramienta facilita consultar el estado de avance de cada fase y ordenar la información producida por cada miembro del equipo (entregables).

Planificación del proyecto

• Metodología: Según la necesidad, puede incluir actividades y profesionales.

• Costos: Manejar proyecciones, costos fijos, costos variables, valor HH por persona.
• Equipo: Tipo de profesionales, experiencia (senior-junior), horas disponibles y proyectos por persona.
• Horas Persona: Manejar uso de HH de cada etapa y tarea para proyectar (promedios por entregable). Por parte del equipo, requiere registrar las horas.
• Plazos: Según la metodología, etapas, entregables y promedios de HH por etapa.

Documentar la gestión del proyecto

Un proceso hábilmente documentado permitirá tener claridad de cuáles han sido los avances y hallazgos de etapas anteriores y cómo estos impactan o influyen en etapas futuras. 

Esta documentación, nos facilita comprender cómo trabajamos en equipo. Además, esta gestión deberá velar porque el propósito de diseño centrado en el usuario esté presente siempre. 

¿Cuál es el objetivo de la documentación?

Nos permite evidenciar los distintos resultados del proyecto, especialmente cuando tenemos etapas de UX Research que definirán los lineamientos posteriores del proyecto. 

Suele indicar que el desarrollo del proyecto está controlado y dominado. Se necesita contar con un conjunto de documentos que dé un suficiente soporte y un grado adecuado de formalización en las diversas fases, acciones y decisiones que van conformando el proyecto.

La documentación debe ser adaptable a las necesidades del proyecto, metodología y cultura de la organización. No debe ser un proceso tedioso ni complejo de realizar.

¿De qué manera podemos sistematizar y documentar?

1º Encontrar la herramienta que se adecúe a las necesidades del equipo de trabajo y organización para documentar.  

Basecamp, Notion, Slack y Jira, por ejemplo, pueden ser de gran ayuda para organizar al equipo pero también para dejar documentadas conversaciones, requerimientos y necesidades de la empresa y usuarios.

2º Si trabajas en la nube, puede ser difícil “mantener el orden”. Si estás trabajando en Dropbox, Google Drive u Office 365, te recomendamos instaurar una estructura de documentos y arquitectura de carpetas que permita encontrar cada cosa en su lugar.

Gestiona tal como diseñas

Si el diseño está centrado en las personas, nuestra gestión también. Cada vez está más estandarizado tener procesos gestionados desde UX en grandes organizaciones. La clave está en cómo se hace y se articula la investigación de mano de los objetivos de la organización. Además de respetar y pensar en soluciones para los dolores de cada persona en tu equipo.

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