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Archivos PDF y la entrega de información con un enfoque UX

Pareciera que el formato PDF es el favorito al momento de compartir estudios, pero ¿es realmente el mejor? Evaluamos la forma en que hacemos llegar la información a los usuarios.

Ilustración para artículo sobre archivos PDF y visualización de datos.

Hace unos días, Karen McGrane preguntó en su Twitter: ¿A quién le gustan los PDF? Podría parecer una broma, pero la cuestión es real. Yo nunca me he cuestionado la utilidad de un PDF, pero, como en todos ámbitos, quizás convendría pensar “¿Podríamos hacerlo mejor?”

Cada vez me pasa más seguido que veo un enlace a lo que promete ser el post del año y termino aterrizando en un PDF. Decepción inmediata. Quizás vaya preparado para un PDF al hacer clic en un enlace que dice “descarga el informe completo”, pero no lo estoy cuando hago clic en un enlace del menú principal o en lo que parece ser un artículo informativo.

Instituciones como el Banco Mundial ponen todas sus publicaciones en PDF, aún cuando nadie siquiera descargue un tercio de estas. Entonces ¿por qué seguimos liberando información tan importante en este formato? A continuación discutiremos sus pros y contras y cómo impacta su uso en la experiencia de los usuarios.

Herramientas de archivo y herramientas de comunicación

Un par de tweets más adelante, McGrane admite que los argumentos para defender los PDF como herramientas de archivo son sólidos. Al momento de descargar un PDF, hay seguridad de que podremos conservar ese contenido intacto. Si bien existen iniciativas para conseguir una web más “archivable”, la estabilidad no es una característica que caracterice a los sitios web.

Es el valor comunicativo de los PDF es el que está en cuestionamiento. El formato “paginado” de los PDF resulta cómodo para contenido que, potencialmente, será impreso. Esta paginación puede parecer algo poco práctico en la era del scroll, pero no debemos desmerecer lo que significa para un usuario tener que cambiar las formas en que realiza acciones tan básicas como leer un texto. En el mismo hilo de McGrane, un argumento a favor de la utilidad de los PDF sigue siendo su similitud con un libro.

Aún así, no todo el contenido está pensado para ser impreso y cada vez imprimimos menos contenido. Por esto, al momento de decidir si utilizaremos una página o un PDF para entregar información, debemos cuestionarnos cómo utilizará el usuario esta información.

Es por esto que no podemos optar enteramente por uno de los dos formatos. Puede que tengamos preferencias personales, pero no debemos dejar que estas se pongan por sobre los requerimientos del usuario.

Un falso todo o nada

En un documento publicado en 1997 por Thomas J. Walker señalan que, para decidir cuál ocupar, debemos preguntarnos si el artículo está pensado para ser visualizado en pantallas de computador o en impresiones.

Si bien suena bastante cómodo marcar la línea en ese punto, creo que, tras más de 20 años, esa división ha quedado un poco obsoleta. Esto, en gran parte, por la expansión de la lectura en dispositivos móviles.

Esto también ha llevado a que formatos de publicaciones como los ebooks han ganado fuerza. Incluso hemos publicado nuestro propio ebook, claro que este se basa en artículos previamente publicados en nuestro blog.

Claro que esto requirió de re-adaptar los contenidos a un formato que fuese legible como un libro. El contenido se presenta de forma distinta y debe ser trabajado para esta nueva visualización.

De igual forma, podemos traspasar o resumir reportes en PDF a una página web más amigable con el usuario. Claro que la clave aquí es justamente la perspectiva del usuario. Un PDF legible resulta infinitamente más útil que una página inentendible.

Balance de formatos

En el mejor de los casos, un estudio importante debe ser publicado de forma tal que su información sea accesible por los usuarios que la requieren. Para esto, algunas organizaciones y medios han optado por entregar ambas opciones.

Y sea un resumen comprensible como un artículo en la red o una infografía acompañada de una versión completa del estudio, descargable en PDF, es posible balancear ambos formatos para facilitar el acceso a la información.

Porque no se trata de tomar partidos, sino que de ponerse en la posición del usuario y lograr que el conocimiento se distribuya, se comparta y se expanda.

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