10 años de IDA 🎉

Adaptación constante: En la búsqueda de la herramienta perfecta

Es fácil caer en el leitmotiv de que este fue un mal año o un año perdido. Y digo fue como si el año ya hubiera pasado. ¡Cómo no decirlo si las planificaciones y metas se fueron al desagüe! ¡Si no sabemos lo que el futuro inmediato nos depara! Habrá optimistas que piensen lo contrario, que desde su privilegio, han tenido tiempo para inscribirse en cuánto taller o curso online han podido para sacar provecho de este tiempo. Inclusive, algunos habrán tenido de encontrar la herramienta perfecta. En realidad, ¿Siquiera existe? 

Lo cierto es que tanto los pesimistas como los optimistas tienen razón. La reinvención y los cambios de planes han sido el común denominador en estos meses de confinamiento.

En mi caso, uno de esos planes personales era realizar una serie de talleres online; claramente no lo hice. Sin embargo, en IDA, desde abril hemos estado haciendo workshops online casi todos los jueves. Otro de esos planes propios era avanzar en el trabajo remoto y ¡Adivinen! De un día a otro estábamos todos trabajando en nuestras casas.

Un poco de historia

Al comienzo de IDA -hace ya 10 años- todo era remoto y virtual. Maximiliano estaba en Viña del Mar, Fito en Italia y yo en Santiago. Pero luego se sumaron Alberto, Fernando y Jorge, y así, casi sin darnos cuenta, éramos siete, ocho y luego, diez personas con la necesidad de tener una oficina cómoda donde trabajar. 

De forma más o menos natural, la organización con el equipo era in praesentia en la oficina. Si tenías dudas simples te acercabas a tu compañero de puesto y lo resolvías. Por cierto, usábamos Basecamp por herencia y porque era la mejor herramienta del momento. Nos servía tanto para mantener un registro e historial con clientes, como para tener ese registro compartido con el equipo y no perder información durante el desarrollo de una tarea o proyecto.

Obviando el ciclo de contactación y reuniones presenciales con clientes y prospectos, gran parte de nuestro trabajo (desde el punto de vista del cliente), siempre ha sido remoto. Sin embargo, la organización interna se resolvía mayoritariamente en breves reuniones informales o largas y masivas reuniones formales. En cualquier caso, la coordinación de tareas, tiempos y personas (clientes incluídos) es una problemática multifactorial y de gran complejidad.

Cómo llegamos hasta aquí

Pero en el mundo, durante estos diez años, las cosas cambiaron harto. ¡Vaya novedad! Vivimos la consagración de las redes sociales, la aparición y ascenso de plataformas de mensajería de distinta índole. Todo se nos volvió “aquí y ahora” con WhatsApp; todo se nos volvió integrable con Slack; todo se nos fue a la nube y se nos hizo aplicación. 

Nos llenamos de aplicaciones y plataformas. La información muchas veces nos llega por más de una vía (a veces duplicada, a veces disgregada). Y sí, sufrimos de aplicacionitis e infoxicación crónica.

Pero esta modernidad algo caótica y llena de plataformas de trabajo colaborativo en línea tiene sus ventajas. En el contexto pre estallido social de Chile, con Andrea y Rodrigo, veníamos impulsando con cierta cautela, jornadas de trabajo remoto. 

La dirección de Andrea estuvo por más de un año orientada a evaluar de qué manera podríamos ordenar los flujos de trabajo con el equipo y así mejorar la experiencia general de todos. Parte fundamental de esa experiencia era posibilitar cada vez más jornadas remotas. Algo que no es fácil cuando estás atado mentalmente a lo presencial.

Sin embargo, en octubre llegó el estallido social y cinco meses después, la pandemia. Fue el momento en el que el confinamiento hizo del trabajo remoto, la norma. Y nosotros asumimos el desafío.

Cambio de estado

Más allá de las herramientas, aplicaciones y plataformas que comenzamos a usar para organizar el trabajo, el confinamiento nos hizo cambiar de estado mental. Nos puso en una  disposición distinta respecto del uso de tales o cuales herramientas; y de un conjunto de hábitos colectivos de trabajos.

Al desaparecer los límites espaciales entre el hogar y el trabajo, se volvió absolutamente necesario poner límites temporales en el trabajo. Para ello, claramente es necesario ser más eficiente en la organización de tareas y de los tiempos que le dedicamos a cada una. 

El problema es que entre tanta aplicación y plataforma, es fácil perderse y terminar siendo poco eficiente. Terminamos dedicándole más tiempo a entender y gestionar cada herramienta que a las tareas propiamente tal. A esto, también debemos sumarle los malos hábitos y experiencias propias. Lo que a uno le resulta más cómodo, cercano, comprensible y fácil, otros no. Y como si fuera poco revoltijo, el componente “necesidades de la organización de cara a clientes”, suma unos cuantos ingredientes extras.

Adiós Basecamp, Bienvenido Jira

En particular, después de más de 10 años usando Basecamp, y habiendo sumado una larga lista de aplicaciones secundarias en este recorrido, necesitábamos una herramienta que nos acompañase de mejor manera en nuestro estado actual y futuro. Una que nos permita adaptarnos a nuevas prácticas, ritos y hábitos actuales. En definitiva, con la cultura e identidad presente incrustada en el contexto productivo nacional y mundial.

La elección de nosotros fue Jira. Entre tanta plataforma similar, honestamente, aún no sabemos si es la mejor. Sí, probamos algunas otras como Active Collab, Harvest y Trello sin realmente llegar a convencernos. Desde febrero, poco antes de la pandemia, estamos en el proceso de aprender todas sus posibilidades y modelar según nuestras necesidades los flujos de trabajo en los distintos tableros de proyectos. 

Hay riesgos inevitables en la transición. La resistencia al cambio siempre se expresa en todas sus aristas y, por cierto, habrá que tratar de mitigar esos riesgos y temores. Sabemos que no es fácil hacerlo y que no hay recetas mejores que otras. 

Adaptación constante

Hasta el momento, no sabemos si es la mejor herramienta, pero más allá de sus complejidades; es moldeable y flexible en muchos aspectos y esa fue la razón de su elección. En comparación con Basecamp, Jira es obviamente más moderna y, de entrada, tiene la capacidad de integrarse con Slack, Marvel, Dropbox y otras tantas aplicaciones más. Entre ellas, Bitbucket, que es nuestro repositorio GIT desde hace 5 años o más. 

En la dicotomía presencial / remoto, el desafío inmediato ha sido pasar al teletrabajo de un día a otro, con el menor impacto posible. Ante ello, Jira, así como Meet, nos han ayudado a hacer más llevadero ese cambio. Era lo obvio y esperable. Pero el desafío de los próximos años va más allá. Se instala en el eje sincrónico / asincrónico, para eso, espero que Jira nos ayude bastante más.