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Foto 1: Ejercicio de formulación de objetivos realizado con el equipo de Wopatec 2014.
Cada vez que empiezas un proyecto debes pensar en qué quieres alcanzar con ello. Si no lo haces, lo más probable es que tus acciones se dispersen y no te lleven a nada; o peor aún, que las abandones al poco tiempo. En el ámbito digital, si empiezas un proyecto y no defines claramente lo que quieres lograr, correrás el riesgo de desviar el rumbo, lo que significará más recursos y esfuerzos perdidos que ni siquiera servirán como aprendizaje.
En nuestra experiencia hemos visto que este error constituye uno de los principales motivos de fracaso en los proyectos. Los objetivos son fundamentales y deben ser definidos en las primeras etapas de la planificación, ya que sin ellos no es posible enfrentar un proyecto digital de gran complejidad.
Por ejemplo, hace un tiempo llegó a nosotros un cliente que invirtió mucho en el diseño del sitio web de su empresa, pero quedó muy decepcionado al ver que luego de un tiempo este no le daba ningún resultado. Su problema fue precisamente empezar un proyecto sin saber qué quería lograr ni hacia dónde dirigir sus esfuerzos.
Metodología de formulación
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Para asegurarnos de que los objetivos queden bien planteados desde el inicio y que vayan en concordancia con las necesidades de las empresas, usamos un ejercicio colaborativo con el equipo del cliente donde levantamos información sobre sus expectativas. Luego analizamos esta información, la desarrollamos y la traducimos en objetivos digitales que aporten al negocio.
Esta metodología se puede dividir en tres pasos:
Ejercicio grupal
Se trata de un ejercicio ágil que nos permite identificar rápidamente cuáles son los objetivos que tiene cada participante del proyecto. Reunimos a todos los involucrados y les preguntamos: “¿Cuáles son los objetivos que quieres alcanzar con este proyecto?”. La idea es que respondan desde la perspectiva de cada uno y considerando su rol en el proyecto. Es interesante ver cómo las personas que trabajan en distintas áreas esperan cosas diferentes del sitio web, esto genera una conversación virtuosa y estimula la toma de decisiones.
Trabajando en conjunto con ellos, identificamos las coincidencias y las agrupamos. Luego les otorgamos una valoración a cada objetivo basada en el número de veces que fueron mencionados.
Durante este proceso se toman fotografías, las cuales nos servirán más tarde para nuestro análisis y nuestros registros.
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Organización y análisis de los resultados
Tomamos los resultados de este ejercicio y los analizamos para agrupar los objetivos en temáticas, buscando coincidencias que los jerarquicen y asignen un nivel de prioridad. Muchas veces se plantean ideas que a primera vista parecen diferentes, pero al desarrollarlas constituyen un mismo objetivo, por esto es importante estudiar cada elemento.
Finalmente ordenamos los objetivos, temáticas y valorizaciones en una hoja de cálculo.
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Presentación e interpretación de los objetivos
Toda esta información es simplificada y verbalizada en objetivos concretos que se establecerán como las guías generales del proyecto. Nuestro rol como proveedores es hacer esta interpretación, traducir los objetivos que mueven a la empresa física o análoga al mundo digital. Debemos entender el negocio del cliente para definir qué puede hacer por ellos la web.
Estos objetivos finales se entregan en un documento o presentación que explica la importancia de esta etapa del proyecto y busca la confirmación del cliente.
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El siguiente paso es asociar indicadores clave de rendimiento (KPIs) a estos objetivos. Algunos son muy prácticos, como alcanzar una cantidad de inscritos en un evento o un flujo de publicación, y otros más complejos como crear recordación de marca o fidelización, para lo cual hay que asociar más de un KPI.
Si bien este es un ejercicio que debe realizarse al iniciar un proyecto digital, puede ocurrir que luego de un tiempo cuando la empresa haya crecido, esta ofrezca nuevos servicios, alcance una nueva etapa o tenga cualquier actualización que produzca un cambio en los objetivos y haga necesario aplicar esta metodología nuevamente con el fin de confirmarlos, modificarlos o agregar y eliminar elementos.