Funciones de Google Drive que usamos en marketing de contenidos
Google Drive es una solución efectiva para enfrentar los desafíos del trabajo en equipos multidisciplinarios. En esta nota te explicamos cómo lo usamos en IDA para apoyar las tareas del marketing de contenidos.
Uno de los desafíos más grandes que enfrentamos en nuestro trabajo diario es la coordinación con profesionales de distintos equipos y empresas. Si bien lo óptimo es reunirse en persona y trabajar en tiempo real, esto no siempre es posible y eficiente, por lo que necesitamos apoyarnos en herramientas en línea.
Actualmente existen varias opciones para trabajo colaborativo en Internet, como por ejemplo HootSuite y BaseCamp, cada una con funcionalidades específicas. En marketing de contenidos, las exigencias más recurrentes se relacionan a la generación y edición de documentos. Para este propósito, Google Drive ofrece funciones que pueden apoyar el flujo de trabajo en una estrategia y aumentar la eficiencia.
Se trata de un servicio de alojamiento de archivos de 15 gigabytes de espacio en su versión gratuita (ampliable en las versiones de pago) que permite crear y modificar documentos en línea. Se originó de dos sistemas de edición colaborativa, Writely y Spreadsheets, los que inicialmente se unieron para formar Google Docs. En el año 2012 la plataforma se consolidó bajo el nombre Google Drive.
¿Cómo usamos Google Drive en nuestros proyectos?
Esta herramienta nos permite crear un sistema de producción de contenidos online, organizando un flujo de trabajo que no requiere de la presencia física de los participantes y guarda un registro de las tareas realizadas de forma automática.
Actualmente es posible subir, crear y editar documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones, los que se pueden descargar como archivos de Microsoft Office (.doc, .ppt, .xlsx), Adobe Acrobat (.pdf), OpenSource (.odt) y texto enriquecido (.rtf).
Para trabajar en estos archivos existe una serie de funciones, las que más aprovechamos en marketing de contenidos son:
Trabajo colaborativo en línea
El creador del archivo puede compartir el documento con cualquier persona que tenga una cuenta en Google y darle acceso para editar, comentar o solo leer. Quienes tengan permiso de edición podrán hacer todo tipo de cambios, los que serán vistos en tiempo real por todas las personas que tengan acceso.
Administración de contenidos
Los archivos se pueden organizar en carpetas compartidas. En IDA trabajamos con un sistema organizado para crear, editar y mantener un registro de los contenidos publicados. Por ejemplo, el editor de un equipo sabe que en la carpeta “Pendientes de revisión” encontrará los artículos que están listos para ser editados. Una vez que estén corregidos los pasará a la carpeta “Listos para publicar” para que el encargado de cargarlos en el CMS los publique.
Revisión de las modificaciones
Todos los archivos registran de forma automática un historial de revisión que permite acceder a todas las versiones del documento, ordenadas por fecha y por el usuario que realizó los cambios.
Mensajes en el documento y chat
Si existen puntos que necesitan ser discutidos y/o analizados antes de hacer correcciones, es posible dejar comentarios en un punto específico del documento. Si dos personas están conectadas al mismo tiempo, puedes abrir un chat para conversar.
Trabajo a distancia
Los documentos se pueden acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento. La herramienta está disponible para usarla desde el navegador o desde dispositivos móviles.
Todos los cambios que se realicen en el documento se graban de forma automática, reduciendo el riesgo de perder el trabajo hecho por olvidar guardar las modificaciones. Si instalas Drive en tu computador, smartphone o tablet, podrás trabajar incluso sin conexión y los cambios se subirán cuando te conectes a una red.
Extiende las funciones
Dentro de los documentos se puede acceder a la pestaña “Complementos”, en la que encontrarás extensiones gratuitas para agregar funcionalidades, como por ejemplo:
- Agregar tablas.
- Traducir documentos.
- Agregar una tabla de contenidos.
- Enviar el documento a un correo electrónico.
- Tener más opciones de estilos.
Sin embargo, debes revisar cada aplicación, ya que no todas funcionan correctamente. Por ejemplo, nosotros probamos un add on para cargar el texto de un documento como un artículo en WordPress y no obtuvimos el resultado que esperábamos. Los títulos y subtítulos se desordenaron y no reconoció las listas.
En el blog oficial de Google Docs puedes encontrar todas las novedades de la herramienta.
Acerca del Autor
Agregar un comentario