Recomendaciones para trabajar remoto en contextos de aislamiento - Blog IDA Chile | Estrategia para el éxito de tu negocio
Gestión de Proyectos

Recomendaciones para trabajar remoto en contextos de aislamiento

Para muchos, el avance del coronavirus presenta la oportunidad de conocer y ejercer el trabajo remoto. Aquí te contamos qué herramientas y modalidades hay disponibles para efectuarlo.

Hoy nos vemos enfrentados a un panorama que no estaba en nuestro radar cuando iniciamos el año 2020. El coronavirus se expandió por el mundo a través de infectados que viajaron sin tener muy claro los reales síntomas de la enfermedad; y países desconocedores de los cuidados necesarios. De una semana a otra, el trabajo remoto se convirtió en realidad.

La epidemia, que se inició y se propagó al mediterráneo rápidamente, hoy alcanzó el nivel de pandemia. Un hecho que nos obliga a tomar las precauciones pertinentes para evitar la propagación de la enfermedad. En este contexto una de las medidas más eficientes para disminuir el contagio es quedarnos en nuestros hogares hasta volver a la normalidad. Además de limitar el contacto con grupos de personas en la vía pública.

Así se abre la puerta del trabajo remoto, teletrabajo, home office o como queramos llamarle. Una práctica tan bien abordada por emprendedores y empresas del nuevo milenio; pero que tiene aún detractores en las empresas tradicionales. Las mismas que ven el sistema de producción del siglo XX como la forma de controlar el trabajo y la productividad.

Para abordar la esencia del teletrabajo debemos entender que esto se trata nada más y nada menos que de la Telemática. La telemática es un campo de la ciencia que engloba los conocimientos de la informática y de la tecnología de la comunicación para el desarrollo de diseños, procesos y técnicas de servicios o aplicaciones que permiten transmitir datos.

En otras palabras, cada vez que realizamos una call por alguna herramienta como Hangouts o Zoom estamos haciendo uso de la Telemática. Estamos transmitiendo datos, comunicándonos para desarrollar una tarea, ponernos de acuerdo o hacer un ejercicio.

Manos a la obra

Muchas son las recomendaciones que abundan hoy por la web para realizar el teletrabajo. En IDA estamos trabajando en modo remoto y hemos ideado nuestra forma de trabajar. Es importante aclarar que esto dependerá de la cantidad de personas que trabajen en tu organización, de la cultura de la misma y las herramientas que tengan a disposición.

En nuestro caso, esta ha sido nuestra receta:

  • Hacemos una daily por Hangouts a primera hora de la mañana
  • Ese enlace a reunión de la daily está disponible todo el día para que entremos a resolver dudas de trabajo.
  • Creamos salas específicas para reunirnos con nuestros clientes. Si tenemos una contraparte que necesita estar más conectado que otro, contamos con un espacio para que estemos disponibles en cualquier momento del día, dándonos aviso por el grupo de whatsapp que mantenemos con ellos para hacer la llamada.
  • Hacemos una daily sync al final del día con el equipo para revisar cómo estuvieron las tareas que cada uno definió en la reunión de la mañana.
  • El uso de Slack, Basecamp y Google Drive es obligatorio y altamente necesario.

¿Qué herramientas usamos en IDA?

  • Slack: coordinación interna del equipo de trabajo
  • Hangouts / Meet : videoconferencias
  • Basecamp: Junto a cliente dejamos de manifiesto los requerimientos que luego podemos revisar por teléfono o videoconferencia
  • Whatsapp Interno: Para el equipo interno una manera de mantener el ánimo a tope conteniéndonos. Este funciona como un espacio informal de conversación.
  • Whatsapp con cliente: para coordinar rápidamente requerimientos y tareas urgentes.
  • Google drive: gestión interna de todos los proyectos en carpetas ordenadas.
  • Dropbox: respaldo para documentos más pesados.

Otras herramientas

En internet podemos encontrar una gran variedad de herramientas para realizar ejercicios de brainstorming y co-creación. En IDA te recomendamos algunas que hemos explorado y utilizado junto a clientes.

Miro

Podrás hacer ejercicios de brainstorming con distintos tipos de “canvas” predeterminados. También brinda la posibilidad de crear un canvas en blanco para crear tu ejercicio desde cero.

Trabajo remoto usando miro en Blog IDA.

Conócela en miro.com

 

Mural

Aplicación de brainstorming online nacida y desarrollada en Argentina con presencia en Estados Unidos. Cuenta con distintos tipos de “canvas” predeterminados, pero también entrega la posibilidad de crear un lienzo en blanco para crear tu ejercicio desde cero.

Trabajo remoto usando mural en Blog IDA.

Revísala en mural.co

 

Stormboard

Aliado de los “grandes”, Stormboard es de ese tipo de herramientas que usan Microsoft o Salesforce. Como es la tónica, también podrás contar con distintos tipos de “canvas” predeterminados además de personalizar el tuyo.

Trabajo remoto usando Stomboard en Blog IDA.

Descúbrela en stormboard.com

 

Mindmup

Especialmente enfocado en mapas mentales que permiten construir relaciones de ideas dentro de los brainstormings. Si bien ese es su foco, también te puede ayudar a vaciar un ejercicio remoto o presencial de cardsorting y levantar proto-arquitecturas de información.

Trabajo remoto usando Mindmup.

Revísala en mindmup.com

 

Gimbal

Gimbal es una herramienta aún en beta, pero lo interesante es que puede ser un complemento a otras herramientas de notas mentales como Mindmup. Con ella podrás levantar directamente tu arquitectura en esquemas de navegación.

Trabajo remoto usando Gimbalst en Blog IDA.

Conócela en gimbalst.st

¿Rutina de trabajo?

¡Exacto! Te recomendamos mantener una rutina. Es importante que mantengas tus horarios de trabajo y tu día lo más parecido al trabajo presencial. No trabajes en pijama, báñate a primera hora, como si te prepararas para ir a trabajar. Recuerda que no es necesario que te vistas formal, pero hazlo pensando en tu comodidad, dejando el pijama en la cama.

El trabajo remoto puede necesitar más de tu atención que estando en un horario normal de oficina. Para evitar el agotamiento y las distracciones, crea breaks de 5 a 10 minutos cada cierto tiempo.

No trabajes luego del horario de trabajo con la idea de “adelantar trabajo” o terminar algo que necesita más de tu tiempo, déjalo para el otro día pero comunícalo con tu equipo, por eso son necesarias las reuniones de coordinación.

Cuando hagas una call mantén tu atención en la reunión y usa audífonos para escuchar mejor. En los momentos en que no hables, recuerda silenciar tu micrófono para que quien hable pueda hacerlo con la mayor claridad posible.

Recuerda que durante el contexto de coronavirus, lo recomendado es limitar lo mayor posible el contacto con personas. Sigue las instrucciones de tu gobierno y de la Organización mundial de la salud.

 

 

Referencias:

Tools for Remote UX Workshops – NN Group

Herramientas para trabajar remoto – Woman Go en Español (Instagram)

Coronavirus proves we should all work less – Fast Company

10 herramientas para trabajar en equipo que te ayudarán a trabajar en remoto y aumentar la productividad – Hormigas en la nube

 

Rodrigo Vera - Director Experiencias de Usuario
Director UX
Diseñador Gráfico especializado en Diseño UX con el interés de desarrollar experiencias memorables en la interacción de las personas con productos y servicios. Me intereso en el diseño de interacción más allá de la plataforma digital y de cómo puede proporcionar mejores experiencias en espacios públicos y hacer cambios reales en las vidas de las personas.

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