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Mejora tu productividad con el uso de un Calendario

Muchas aplicaciones y metodologías de trabajo, nos invitan a trabajar con listas de tareas. Desde el método Kanban, hasta una lista cualquiera (como la del supermercado), ellas existen bajo el concepto de productividad. Sin embargo, saber qué debes hacer, es sólo el inicio para lograr ser eficiente y productivo. Desde nuestro aprendizaje, tenemos una importante recomendación para ti. El calendario es tu mejor aliado.

De la lista al calendario

El primer paso para apropiarse y personalizar tu propio calendario, es entender que las listas son nuestras amigas. Pero debemos entender cuál es su verdadera función. Una cosa es utilizarlas para saber todo aquello que haremos durante la semana. Otra diferente, es que nos permitan saber cuánto tiempo nos demandará cada tarea o acción de una lista.

Para lograr estimar tiempos, lo recomendado es mezclar ambas actividades.

1. Vaciar todos los pendientes e ideas de la mente a un papel o documento digital. Es decir, hacer una lista.
2. Ubicar estos eventos en bloques horarios durante la semana. Es decir, calendarizar.

Estos bloques en tu calendario serán con tiempos aproximados. Pero es normal. Inicialmente no sabrás cuánto te tomará cada tarea, pero siguiendo estas recomendaciones, podrás lograr un equilibrio en tus quehaceres.

Duración de bloques

Cuando trabajamos, tenemos roles o tareas constantes. Por ejemplo, diseñar una gráfica todos los días, revisar y responder correos de clientes, enviar nuestros productos, editar, etc. Cada tarea puede darse en contextos diferentes, pero suelen ser repetitivas (al menos la mayoría).

El calendario nos permitirá aproximar tiempos, pero una vez que conozcas con mayor precisión la duración de tus tareas; podrás repetir bloques con el tiempo exacto cuando las actividades sean similares o repetitivas. Este ejercicio, te permitirá mirar tu semana y tener mayor noción de tus tiempos.

Reconoce tus horarios creativos

Es normal que durante el día, nuestra energía y concentración cambie. Muchos son más creativos durante las mañanas, otros durante las tardes. Saber esto es importante para distribuir las tareas que requieran mayor concentración o energía. 

Reconocer tus horarios creativos en base a un sistema de calendario, te permitirá distribuir las acciones más livianas, en tus horarios menos creativos. Además, puedes bloquear distracciones en aquellos periodos de tiempo menos productivos.

Cumple tus metas manteniendo horarios de cierre

Si el tiempo, tu principal y más valioso recurso, no está delimitado; entonces tus tareas tampoco. Es esencial tener fechas u horas de finalización. Tener una fecha límite, puede ser un regalo para encontrar la determinación necesaria y terminar una tarea. 

El calendario permite ubicar todas esas cosas que tenemos que hacer y algunas que quisiéramos hacer. Sin embargo, al visualizarlas, pasamos rápidamente a la acción; sin perder tiempo en bucles de pensamiento como: “¿Cuándo tendré tiempos para hacer X?”. Ahora lo sabes, si tienes o quieres hacer algo, entonces estará en tu calendario.

Recomendaciones para eliminar la distracción y mejorar la organización

• Mantén un control de tu tiempo de productividad y tiempos de descanso con aplicaciones como Be Focused o Focus Me. Hay muchas más, sólo debes buscar la que más te acomode.
• Utiliza códigos de color por tipos de tarea, para saber qué tan cargado viene el día o la semana y mejorar la distribución de los tiempos. Así mismo, podemos usar etiquetas o filtros de correo que permitan diferenciar nuestros contenidos por tema y encontrar algunos rápidamente.
• Si usas una app de calendario en particular, conócela en profundidad para sacarle el máximo provecho.
• Muchas personas mezclan sus aplicaciones y calendarios online, con el método Bullet Journal. La principal idea es que sepas cuándo, cómo y cuánto tiempo necesitas para hacer todo lo que te propongas en el trabajo. Ya sea como freelance, dentro de un equipo o en tus quehaceres cotidianos.

Esperamos que puedas sacar provecho de tu día a día. Sabemos que en muchos equipos se trabaja con metodologías ágiles, proyectos en simultáneo y tareas individuales y grupales. Con estas recomendaciones, pretendemos que puedas mejorar tu auto-percepción, productividad y felicidad diaria, al lograr todo lo que te propones.