Metodologías de trabajo para proyectos digitales

La creación de plataformas y estrategias digitales son tareas complejas que involucran muchas variables. Los proyectos deben ser capaces de adelantarse a los cambios que conlleva la maduración del negocio y la evolución de la tecnología, los usuarios y las comunidades digitales.

Sin embargo, este no es el principal desafío. El real reto es coordinar todos estos factores y al mismo tiempo conciliar los objetivos y expectativas de todas las partes involucradas. Para lograr esto, es fundamental contar con una metodología de trabajo clara.

Al seleccionar una metodología de gestión de proyectos digitales, se debe tener en perspectiva que la elección está determinada por ciertas variables clave:

• El tipo de solución digital a desarrollar (software, app, sitio web, estrategia de marketing digital etc.).
• Estructura y cultura organizacional de la empresa.
• Recursos disponibles.
• Madurez y experiencia del equipo.

Por ejemplo, aunque suene burdo, no vamos a ganar nada usando una metodología agile en una organización jerárquica, tradicional y sin cultura del riesgo y la innovación. Desde la experiencia, sabemos que es crónica de una muerte anunciada.

Por otro lado, tampoco hay que perder de vista que existen metodologías que pueden dialogar entre ellas y potenciar el desarrollo de un proyecto. Lo importante es realizar un buen análisis y lectura de los actores y variables involucradas.

Tipos de metodologías de trabajo

Para ejecutar la labor de un proyecto existen diversas metodologías. Estas son las principales:

Metodología tradicional

Es la más utilizada, ya que sienta las bases de referencia al momento de hablar de proyectos. Consiste en dividir el trabajo en procesos y fases que se ejecutan de forma secuencial para conseguir los objetivos (Inicio, planificación, ejecución, seguimiento, cierre).

Metodología PRINCE 2

Su nombre viene del acrónimo en inglés PRojects IN Controlled Environments. Está enfocada en el producto y busca obtener resultados concretos en proyectos que manejan una carga importante de variabilidad e incertidumbre.

Los principios de la metodología PRINCE 2 son:

• Justificación comercial continua: Se asegura de que hay un motivo justificable para iniciar el trabajo. Esta justificación se mantiene válida durante todo el proyecto.
• Aprender de la experiencia: Se recogen las experiencias anteriores, las lecciones que se van obteniendo en el camino y las aprendidas al cierre del proyecto.
• Roles y responsabilidades definidos: Asegura que los intereses de todas las partes interesadas sean considerados.
• Gestión por fases: Planifica, supervisa y controla fase a fase.
• Gestión por excepción: Delega la autoridad de un nivel de gestión al siguiente, dando autonomía según tolerancias pautadas (como tiempo, coste, calidad, alcance, beneficio y/o riesgo). Si se sobrepasa la tolerancia, se debe consultar al nivel superior cómo actuar.
• Orientación a productos: Se enfoca en la definición y entrega de productos.
• Adaptación: Los controles a aplicar en cada nivel se basan en el tamaño, complejidad, importancia, capacidad y nivel de riesgo del proyecto.

También se divide en procesos: Iniciación, planificación, dirección, control de fases, gestión de próximas fases, administración de entregables y cierre.

Cadena (ruta) crítica

Basado en la teoría de las restricciones (TOC), su objetivo es maximizar el avance del proyecto en un contexto de incertidumbre y limitaciones.

Aplica tres principios: Identificación de las restricciones que afectan al proyecto, dar prioridad a las tareas dentro de la cadena crítica y subordinar el resto de tareas a las tareas en la cadena crítica.

Dialoga perfectamente con metodología tradicional.

Agile o Ágil

Se caracteriza por su flexibilidad y capacidad de modificar el producto a lo largo del proyecto. Divide el trabajo en fases (sprints) en las cuales se busca agregar funcionalidades definidas al producto mínimo viable (PMV). Esto permite ir ajustando los objetivos del proyecto.

Para que una metodología sea considerada ágil, se debe valorar:

• Los individuos y su interacción por sobre los procesos y las herramientas.
• Software que funciona por sobre la documentación exhaustiva.
• Colaboración con el cliente por sobre la negociación contractual.
• Respuesta al cambio por sobre el seguimiento de un plan.

En este modelo de trabajo, el cliente o usuario tiene un rol clave, por lo que el enfoque del proyecto debe estar dirigido hacia ellos.

Sistemas ideales para proyectos digitales

Como planteamos en un inicio, la creación de soluciones digitales conlleva a considerar la maduración del negocio y la evolución de las variables. Al desprenderse de los formatos físicos, las metodologías ágiles son las más adecuadas para el desarrollo digital.

Adicionalmente, existen tres sistemas que complementan las metodologías ágiles:

• SCRUM: El progreso se observa en forma iterativa en sprints. Es ideal para proyectos con entornos complejos con requisitos cambiantes o poco definidos.
• Kanban: Instaura un flujo de trabajo constante en el que se destacan las acciones más relevantes y se indican los pendientes. Permite un seguimiento pasivo.
• XP: Se centra en el feedback continuo entre el cliente y el equipo de desarrollo. Es ideal para proyectos con requisitos cambiantes y un alto riesgo técnico.

Lean UX y su influencia en el mundo digital

Una metodología que ha destacado en los últimos años es el Lean UX, la cual aplica los principios lean startup en contextos de diseño de experiencia de usuarios. Se presenta como un cambio de mentalidad sobre cómo enfrentar los proyectos.

Tiene una perspectiva que combina:

• Principios de diseño de UX: Estudios y test de usuarios, arquitectura de la información, diseño de interfaz y diseño de interacción.
• Desarrollo de clientes: Involucramiento total de los clientes con el desarrollo de las funcionalidades y el producto mínimo viable.
• Design thinking: Método para generar ideas, crear prototipos e implementar los aprendizajes.
• Metodologías de desarrollo ágil de software: Centrado en el proceso de desarrollo del producto, con equipos funcionales. Los ciclos de producción son más cortos.
• Metodología Lean: Enfocada a mejorar la eficiencia de todos los procesos, teniendo todos los recursos en la cantidad, momento y lugar correctos.

La idea de esta metodología es trabajar con información validada. El desafío es determinar si se valida la hipótesis inicial para una solución y comprobar que cumpla con el objetivo.

En la generación de soluciones digitales, nos plantea 4 lecciones fundamentales:

• Los individuos son más importantes que los procesos y las herramientas.
• Lo funcional es más importante que la documentación.
• Colaborar con el cliente es fundamental.
• Responder a los cambios es más importante que la planificación.

Desde esta perspectiva entendemos que el diseño de productos y soluciones es un proceso colaborativo y funcional.

Aplicación de las metodologías en IDA

En IDA usamos principalmente la metodología de Diseño Centrada en el Usuario (DCU). Además, aplicamos varios procesos ágiles, sobre todo de Lean UX.

Tomando prácticas de distintas metodologías y los aprendizajes de nuestro trabajo, hemos desarrollado nuestros propios sistemas. Por ejemplo, la Formulación de Objetivos y Puntos de contacto (FOP).

De esta forma, las metodologías nos permiten mejorar la eficiencia aplicando nuestra propia experiencia a un sistema predefinido. Gracias a estos modelos podemos reducir los riesgos y la cantidad de iteraciones, posibilitando resultados concretos en plazos bien definidos.