4 funciones centrales de Basecamp
La coordinación de las etapas que componen un proyecto digital es una tarea compleja que requiere del apoyo de una plataforma que centralice los procesos y las comunicaciones. En IDA usamos Basecamp, una herramienta de administración online.
Los proyectos digitales son procesos complejos que se componen de muchas etapas, involucran a profesionales de distintas disciplinas, formando equipos de trabajo diferenciados. Para cumplir las tareas asociadas a los objetivos es indispensable lograr una buena coordinación de las tareas y mantener una comunicación abierta y clara entre los involucrados.
En IDA este desafío se vuelve aún mayor por la cantidad de proyectos en los que trabajamos de manera simultánea, obligando a cada equipo y cada persona a llevar un estricto orden de su trabajo y sus responsabilidades. En este escenario, la creación y difusión de documentos, las conversaciones por mensajes y la generación de acuerdos se vuelven acciones complicadas y exigen un sistema de organización eficiente.
Para resolver todas estas exigencias, en IDA usamos desde hace ya muchos años Basecamp®, una herramienta de trabajo colaborativo en línea que ha evolucionado en el tiempo de forma positiva. En nuestra experiencia nos ha funcionado tan bien que se ya es parte fundamental de nuestro trabajo diario como empresa.
Funciones de Basecamp®
A través de Basecamp® podemos comunicarnos con nuestros clientes, compartir documentos, crear un calendario, asignar responsabilidades y monitorear el avance de los procesos. Para explicar todas las funciones que cumple esta herramienta, dividimos las tareas en cuatro grupos principales:
Coordinación y gestión de proyectos
Permite crear un calendario de trabajo con tareas específicas y dividirlas según áreas y procesos. Además, se le pueden asignar responsabilidades a cada persona, configurando incluso una fecha de entrega y un recordatorio que le avise cuando quedan unos pocos días para realizarla.
Canal de comunicaciones
En la misma plataforma se pueden generar mensajes a modo de hilos de conversación, donde también se pueden compartir archivos. Cada vez que se publica un requerimiento o una consulta, Basecamp envía email de notificación. Los participantes pueden responder directamente desde su correo, por lo que no es necesario que estén revisando la plataforma constantemente. Estas funciones nos permiten centralizar la comunicación, generando un flujo abierto y transparente.
Registro de documentos y requerimientos
Todas las conversaciones, requerimientos y archivos compartidos, quedan almacenados en la plataforma. Este material sirve como un respaldo para avalar los acuerdos, solicitudes y entregas. Por esto, al comenzar un proyecto acordamos con el cliente y los distintos equipos que si no está en la intranet, no existe.
Control de horas hombre
Facilita el seguimiento del trabajo y el conteo de horas de trabajo de cada profesional, algo muy importante para la gestión interna de los proyectos. Además, se pueden agregar colaboradores, clientes o proveedores externos y contabilizar también su trabajo.
Eficiencia y prevención de errores
Son varios los beneficios que obtenemos al usar esta herramienta, pero sin duda los más importantes son que mejora la eficiencia en la coordinación de procesos y nos permite prevenir problemas al dar una visión tanto del trabajo que está realizando cada equipo como del avance del proyecto como un todo. De esta forma logramos minimizar los errores y responder rápidamente a solicitudes y dudas.
Además, Basecamp® es un herramienta segura y accesible desde cualquier lugar, ya que ofrece aplicaciones móviles para Android, iPad y iPhone.
La principal desventaja que hemos percibido es que requiere de un tiempo de aprendizaje. Si el cliente no adopta correctamente la plataforma, se pueden generar problemas que entorpezcan el trabajo. Un problema común en nuestras tareas diarias es que los clientes mezclan requerimientos y dudas en una misma conversación en vez de crear un hilo nuevo. Esto dificulta la revisión de información y la asignación de tareas, ya que hay que escanear todos los mensajes en busca de solicitudes que deban ser redireccionadas a otros equipos.
Otro punto en contra es que la plataforma solo funciona online, por lo que no se puede avanzar en trabajos cuando no hay conexión. Sin embargo, este último punto no nos ha generado mayores problemas.
Por todas estas funciones y beneficios, Basecamp® se ha convertido en el centro de administración de nuestros proyectos, ordenando nuestro trabajo y mejorando considerablemente nuestra eficiencia como empresa.
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