Herramientas de trabajo colaborativo

En IDA consideramos que el trabajo en equipo es esencial para cualquier proyecto en que nos embarcamos. Esta declaración no se queda solo en las cuatro paredes de la oficina. Nuestra metodología nos obliga a trabajar junto con nuestros clientes, en busca de objetivos comunes derivados del proyecto.

Es imposible estar físicamente en contacto todo el tiempo con nuestros clientes. Como una forma de facilitar el trabajo utilizamos herramientas que la misma tecnología web nos proporciona para potenciar las labores realizadas, ordenando procesos, minimizando errores y actuando de forma rápida frente a los problemas.

Las herramientas colaborativas de la Web abren nuevas posibilidades a la gestión de proyectos que antes implicaba barreras difíciles de solucionar. Claro, siempre será necesario la conversación cara a cara y la reunión creativa. Lo que ofrece la tecnología es precisamente aprovechar esas instancias de forma integral, sin detenerse en detalles que ya han sido abarcados en la Red.

¿Qué herramientas colaborativas ocupamos en IDA?

Basecamp®

En IDA nos declaramos fanáticos de Basecamp®. Nos ayuda a organizar nuestro trabajo, desde el simple intercambio de mensajes con nuestros clientes, hasta la asignación y verificación de tareas realizadas. Además, permite el registro de Horas Hombre ocupadas en la mantención de los sitios de nuestros clientes.

Por eso usamos este sistema para la gestión de proyectos online como una herramienta y medio para mantenernos siempre en contacto con nuestros clientes. A través de Basecamp® intercambiamos archivos, requerimientos, notificamos reuniones y asignamos tareas específicas.

Basecamp® es nuestro canal oficial de comunicación para todos los proyectos que llevamos y, a la vez, es el respaldo que avala los acuerdos, solicitudes, entregas que realizamos. Cada mensaje enviado o tarea asignada genera un correo electrónico informativo que notifica a los colaboradores del estado del proyecto, sin tener la necesidad de ingresar al sistema.

El sistema permite agregar a cualquier colaborador al proyecto, sea de parte de nuestros clientes o proveedores externos para tareas específicas.

• Sitio Web: http://basecamp.com/
• App para IOS: https://itunes.apple.com/us/app/id599139477
• App alternativa Android: CamperX (beta) – Basecamp Next

Además, el sitio web posee una versión móvil disponible para navegadores de smartphones y tablets.

Sistema de control de versión

Permite contar con versiones diferenciadas en la medida que trabajamos sobre el código de un proyecto. Esto posibilita manejar un historial de cambios en las distintas versiones y así volver fácilmente a un punto en particular.

También nos ayuda a trabajar en la etapa de producción (sitio online) con versiones de desarrollo paralelas al sitio en línea estable. Esto nos permite realizar modificaciones extensas en desarrollo, mientras la versión estable recibe pequeñas actualizaciones en ciclos más cortos, facilitando la unión (merge) de ambas versiones una vez terminada la labor paralela más extensa.

Utilizamos este mecanismo en todos nuestros proyectos. Si nuestros clientes estiman necesario acceder a los repositorios de sus proyectos, les entregaremos las versiones configuradas y usadas durante todo el proceso de desarrollo de forma intensiva. Además, esta herramienta colaborativa es excelente para los clientes que cuentan con equipo de desarrollo propio, manteniendo un backup actualizado con todas las modificaciones realizadas.

En IDA nos gusta recalcar a nuestros clientes que trabajamos con GIT o Subversion, porque prueba que manejamos herramientas útiles para nosotros y nuestros clientes. Más aún, en este caso particular, evidencia un alto grado de orden, eficiencia y metodología aplicada a los más mínimos detalles. Para nosotros, en cambio, un equipo de desarrollo sin un sistema de control de versiones es uno donde impera el caos y los errores, ralentizando la entrega del producto final.

¿Y cómo manejamos gran cantidad de información?

Google Drive

La herramienta para creación y administración de documentos en la nube de Google facilita la edición colaborativa, permitiendo la modificación en línea de un mismo texto, hoja de cálculo o presentación, evitando la innecesaria duplicación de información.
Enlace: Google Drive

Dropbox

El almacenamiento en la nube que ofrece Dropbox nos ayuda a guardar y compartir archivos y carpetas ordenadas de cada proyecto, entre todos los colaboradores involucrados. Además de ayudar a evitar la duplicación de información, agiliza el proceso de compartir datos, que se encuentran disponibles apenas son guardados por cualquier usuario.
Antes se trabajaba con un servidor centralizado, lo que impedía el fácil acceso desde cualquier dispositivo fuera de la red. Esto implicaba un gasto mayor de dinero y logística por la mantención de la plataforma. Incluso, en la actualidad, Dropbox permite el acceso a través de dispositivos móviles, lo que implica otra ventaja comparativa difícil de rebatir.
Enlace: Dropbox

Evernote

Esta aplicación está pensada como un repositorio de notas y apuntes. Para nosotros en IDA la ventaja de esta herramienta está en la capacidad de guardar registros de reuniones, ya sea en forma de apuntes de texto o en audio, guardadas en libretas compartidas.
Enlace: Evernote
En el fondo, estas tres herramientas funcionan como unidad que descentraliza una gran cantidad de información y la mantiene disponible sin una administración engorrosa, desde cualquier dispositivo.