Eventos en vivo

4 consejos para organizar un evento online exitoso

Estrategia digital 4 min. de lectura

Durante las últimas semanas, la crisis sanitaria ha obligado a distintos rubros a adaptar sus actividades para mantener el distanciamiento social. Te contamos cómo llevar tus eventos a nuevo paradigma online.

cómo organizar un evento online exitoso

El avance del coronavirus implica grandes desafíos para, prácticamente, todas las áreas de la industria. Cada vez es más común leer o escuchar sobre eventos cancelados o pospuestos debido a las medidas de prevención. Ante estas complicaciones, es clave encontrar una fórmula que nos permita replantear estas instancias en el mundo virtual.

Sin embargo, la organización de estos “eventos digitales” no está exenta de dificultades. Como toda alternativa, es necesario evaluar si es correcta para el negocio o rubro en cuestión. Una vez aclarado este punto, podemos continuar afinando los detalles del encuentro digital.

Si el objetivo del evento era mostrar contenido nuevo o hacer anuncios, una transmisión en vivo podría, efectivamente, ser la opción adecuada. Por otro lado, si el encuentro tenía un propósito más orientado a las relaciones personales, es posible que un evento virtual no sea adecuado. Principalmente por su carácter unilateral.

¿Cómo organizar un buen evento online?

La organización de eventos, webinar o workshops online puede significar una excelente fuente de contenido para canales como redes sociales y sitios web. Además, te permiten mejorar la relación con tus clientes al ofrecer un plano de interacción directo. Esto puede traducirse además en un incremento en ventas o contratación de servicios, por lo que estamos ante una estrategia que puede resultar vital en este nuevo escenario mundial.

Evita la sobrecarga de transmisiones en vivo

En un mundo donde cada vez más personas trabajan de forma remota, muchas veces con niños, mascotas y seres queridos alrededor, las distracciones son muy habituales. Por eso, es importante considerar si el formato “en vivo” es el más propicio para tu mensaje o contenido.

Considera si tu evento digital realmente motivará a los espectadores para que lo miren en un momento determinado. Por ejemplo, si existen anuncios importantes sobre productos o actualizaciones, es posible que lo mejor sea hacerlo en vivo. De lo contrario, puedes crear videos on demand, los que ofrecen la posibilidad de revisarlos cuando sea más cómodo para cada persona.

Considera utilizar otros medios para publicar el contenido

El hecho de que un evento se haya planeado con antelación no significa que tiene que, necesariamente, transformarse en un evento digital. No siempre es posible, o aconsejable, trasladar al formato virtual los elementos de producción que conforman un evento de alta calidad. Elementos como la iluminación, el sonido y la escenografía son muy complejos de replicar.

Por eso, evalúa el contenido que planeabas exponer en tu evento y piensa en cómo puedes transmitirlo mediante otros canales y formatos. No dejes de lado los canales propios de tu marca: sitio web, newsletter, blogs y redes sociales.

Resuelve los detalles técnicos

Antes de comenzar cualquier grabación o transmisión, es crucial haber definido un público o participantes. Esto te permitirá ajustar formatos y el tono del mensaje. También es buena idea contar con un guión donde se especifiquen los roles de presentadores y expositores. Así como definir una sección para preguntas de los asistentes.

Utiliza recursos visuales

El uso de apoyos visuales, como presentaciones, fotos y videos, es un gran recurso para mejorar la comprensión de los usuarios y usuarias. Además, ayudan a captar y mantener la atención de los espectadores.

No olvides que la difusión, a través de todos los canales que tengas a tu alcance, es clave a la hora de organizar un evento online exitoso. Entrégale a tu público información clara sobre cuándo, en qué plataforma, a qué hora y si necesitan inscribirse para participar.

Escoge la plataforma adecuada

Existen muchísimas opciones de plataformas para realizar este tipo de encuentros virtuales. Revisa tus opciones y elige la que mejor se adapte a tus necesidades.

Te recomendamos probar estas:

Sin duda, este momento nos dejará lecciones sobre la eficiencia del trabajo remoto y probablemente nos haga reevaluar la cantidad de veces que nos subimos a un avión o un tren para asistir a una reunión profesional una vez que podamos volver a hacerlo.

Fuentes:

3 aspectos que se deben considerar al replantear los eventos en vivo – Think with Google

Cómo hacer un webinar – Postedin

 

Acerca del Autor

Investigamos las tendencias en proyectos y estrategias digitales para complementarlas con nuestra experiencia en artículos informativos. Nuestro objetivo es aportar al desarrollo del área, discutiendo la efectividad de las tecnologías y técnicas aplicadas.

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