Cómo facilitamos el onboarding en el desarrollo de nuestros proyectos

Dentro de las diferentes etapas que forman parte del desarrollo de un proyecto, no siempre es necesario contar con todos los participantes. Muchas veces, para optimizar el tiempo y los recursos disponibles, los participantes podrán rotar según las necesidades, tareas y el estado de avance del mismo. Por eso, para que el traspaso de responsabilidades y tareas sea fluido, es importante tener en cuenta algunos procesos, también llamados Onboarding, en los que los participantes consiguen conocer, de manera más formal, los requerimientos y desafíos que cada proyecto presenta.

Un onboarding exitoso permitirá que todos los participantes de un proyecto, o de un equipo se encuentren alineados con los objetivos de negocio, estén al tanto de su rol y de las tareas que se esperan de ellos según el caso.

Pasos para facilitar el onboarding

En todo desarrollo de proyectos es importante mantener orden y metodología, por lo mismo el incorporar integrantes al flujo de trabajo requiere de preparación previa y de contemplar algunos aspectos prácticos como los que enumeramos a continuación:

1. Sistematiza y ordena toda la información disponible

A la hora de incorporar personas a nuestros proyectos es importante entregar toda la información relevante sobre el encargo y la documentación necesaria a la persona que se incorpora. Entre lo que podemos encontrar:

• Resumen de requerimientos
• Lista de entregables actualizada
• Calendarización del proyecto y fechas clave
• Estado de avance del proyecto

2. Organiza a los participantes

Es importante que las personas involucradas en cada etapa del proyecto sepan con quienes tendrán que interactuar y trabajar en conjunto. Esto involucra desde jefes de proyecto, investigadores, desarrolladores, diseñadores y hasta a los creadores de contenido.

Este es el momento en el que roles, tareas y responsabilidades de cada uno de los integrantes debe quedar establecida. De esta manera sabremos a quién recurrir en caso de preguntas y requerimientos, entre otros.

3. Establece los canales de información y comunicación

Normalmente dentro de la gestión de proyectos utilizamos herramientas para lograr una fluida, y organizada, comunicación del equipo. Por eso, el uso de plataformas de comunicación, colaboración y de manejo del tiempo es vital para que todos se mantengan al tanto de los avances del proyecto. Algunas de nuestras plataformas favoritas en IDA son Slack, Basecamp y Tick.

4. Haz una reunión de equipo

Una vez que se tiene sistematizada la información, el equipo definido junto a las herramientas y canales de comunicación o trabajo, es el momento de la primera reunión con todos los integrantes.

En la primera reunión con el equipo o kick-off, es recomendable que también esté presente el cliente. De esta manera logramos conocer a nuestra contraparte. Al mismo tiempo que ellos logran identificar quienes trabajarán en el proyecto. Si por el contrario es una reunión de traspaso, es importante poner prioridad en la información del proyecto, las metas y las tareas a cumplir por cada uno de los integrantes del equipo.

En resumen, un proceso de onboarding, es un aporte para toda clases de equipos multidisciplinarios. Permite el desarrollo de todos los integrantes, además de un trabajo fluido y eficaz.