Herramientas de un project manager

Cuando trabajamos en proyectos digitales, sabemos que es fundamental seguir una metodología que ordene las acciones y recursos para llegar a los objetivos. En la práctica, cualquier sistema para el desarrollo de soluciones tiene como finalidad coordinar el trabajo a realizar.

Al seleccionar la metodología, debemos recordar que un proyecto se genera por la necesidad de un cliente que desea cumplir ciertos objetivos. Es necesario articular y armonizar tres dimensiones para conseguir dichos resultados:

• Técnica: Necesaria para conocer y desarrollar adecuadamente el proyecto. Depende de la naturaleza de la operación.
• Humana: Puede llegar a condicionar el éxito o fracaso del trabajo. No hay que olvidar que un proyecto es un entramado de relaciones personales con diversos intereses. Todas las visiones son necesarias, pero su aporte debe ser positivo, convergente y coordinado. Esta es una tarea de gran dificultad.
• De gestión: No es tan visible como otras variables, pero permite que el resto de los elementos se comporten adecuadamente. Integra y armoniza el empleo de los recursos y es condicionante del resultado que puedan producir.

Herramientas para cada etapa

Para mantener el equilibrio de estas las dimensiones, un project manager debe contar con un arsenal de herramientas actualizadas que apoyen su trabajo en cada etapa. Así podrá gestionar de forma eficiente y eficaz.

Colaboración en la definición de objetivos

Es la etapa inicial en la que se colabora con el cliente para que establezca y defina los objetivos de su proyecto.

La participación es fundamental para la construcción de soluciones digitales orientadas a la experiencia de usuarios. Un factor clave es el apoyo que se puede entregar a la organización de las actividades UX del cliente y los procesos de su empresa.

Esto se puede lograr a través de las siguientes acciones:

• Demostrar el valor del enfoque UX a todas las partes interesadas.
• Evidenciar cómo las pruebas de usuario previenen problemas de integración y facilitan el mantenimiento.
• Participar directamente, explicando los métodos y resultados.

Herramientas para esta etapa

• Ejercicio de definición de objetivos.
• Sistema de Formulación de Objetivos y Puntos de Contacto (FOP).
• Construcción de brief para la bajada y modelamiento de requerimientos.

Planificación del proyecto

Incluye la planificación del proyecto en todos sus aspectos, identificando actividades a realizar, recursos, plazos y costes previstos. Además, debe considerar los siguientes aspectos:

• Metodología: Sistema seleccionado, actividades y profesionales involucrados.
• Costos: Manejar proyecciones, costos fijos, costos variables, valor HH por persona.
• Equipo: Tipo de profesionales, experiencia (senior-junior), horas disponibles y proyectos por persona.
• HH: Manejar uso de HH de cada etapa y tarea para proyectar (promedios por entregable). Registro de HH por parte del equipo.
• Plazos: Tiempos de acuerdo a metodología, etapas, entregables y promedios de HH por etapa.

Herramientas para esta etapa

• Para registro y medición de HH: Rest quicktime, Time doctor y gestores de proyectos con registro de HH.
• Para la construcción de gantt: Merlin, Omniplan, Project, Excel.

Dirección y coordinación de recursos

Se refiere a la dirección y coordinación de todos los recursos afectos al proyecto y el seguimiento de las informaciones.

Para facilitar la centralización de las comunicaciones y el control general es fundamental utilizar un gestor de proyectos. Este será el esqueleto del flujo de comunicaciones, tanto para la gestión de tareas internas como externas, centralizando los requerimientos de las partes involucradas.

Además, con esta herramienta se podrá consultar el estado de avance y ordenar la información producida por cada integrante del proyecto (entregables).

Herramientas para esta etapa

• Basecamp
• Slack

Mantenimiento de las relaciones

Una vez lanzado el proyecto, el gestor debe mantener las relaciones con clientes, proveedores, subcontratistas, directivos, etc.

En esta etapa, la herramienta apoyará las siguientes tareas:

• Mantener control de los flujos de información.
• Responder a expectativas.
• Socializar y cerrar acuerdos.
• Técnicas de negociación.

Además, permitirá adoptar las medidas correctoras a tiempo, para poner remedio a posibles desviaciones que se hubieran detectado.

Herramientas para esta etapa

Cualquier plataforma o canal de comunicación directa en los que se pueda llevar un registro.

 

Estos son solo algunos ejemplos de las herramientas que puede usar un project manager. En un proyecto de distinta magnitud, que siga una metodología con otras etapas, se necesitarán soluciones diferentes.

También es importante considerar que las tecnologías avanzan rápidamente. Cada cierto tiempo aparecen nuevas plataformas y dispositivos que pueden ayudarnos en nuestro trabajo. Por esto, es responsabilidad del gestor mantenerse al día, evaluar las tendencias e integrarlas cuando sea necesario.