Herramientas colaborativas para gestión

¿Cómo utilizar Basecamp en la gestión de proyectos digitales?

En IDA utilizamos Basecamp Classic como esqueleto en nuestro flujo de comunicaciones, tanto para la gestión de tareas internas como externas, centralizando los requerimientos de nuestros clientes. Esta herramienta nos permite además consultar el estado de avance y ordenar la información producida por cada integrante del proyecto.

En un artículo anterior, ya habíamos analizado algunas de las funciones de Basecamp, tales como el registro de documentos y requerimientos, el control de horas hombre y su rol como canal de comunicación.

Éste último es de gran relevancia, pues al utilizarlo como medio de comunicación, evitamos confusiones y mantenemos en orden todas las fases de trabajo, permitiendo crear copias de seguridad que nos permitan corroborar las tareas hechas.

Basecamp es sencillo e intuitivo, pero para prevenir errores y explicar sus funciones, creamos un tutorial en el que detallamos dos acciones fundamentales: cómo publicar mensajes y cómo asignar tareas.

Antes de realizar cualquier tarea, es necesario iniciar sesión. Para esto debes ingresar tu cuenta de gmail y tu contraseña. En caso de que no recuerdes la contraseña, puedes pedirla a Basecamp y te enviarán un link al correo registrado, con el que podrás restablecerla

¿Cómo publicar un mensaje en Basecamp?

Luego de haber iniciado sesión, escoge el proyecto en el que quieres publicar y haz click en Nuevo mensaje.

Al redactar puedes usar negrita o cursiva para resaltar algún término e incluso hacer listados con viñetas o números. También puedes adjuntar archivos, tal como lo harías en correo electrónico. Si quieres que el mensaje sea una conversación privada, sólo debes marcar la casilla correspondiente.

Cuando hayas terminado de escribir tu mensaje, debes escoger a quiénes se les enviará una notificación. Por ejemplo: encargados de área, gestores de proyecto, etc.

Finalmente, publica tu mensaje y se creará un hilo de conversación donde los demás participantes podrán responder.

Es importante mencionar que estas publicaciones pueden ser editadas o eliminadas sólo por el autor, es decir, el creador original. Esta es una característica muy útil, ya que nadie podrá borrar por error los mensajes de otros.

Cuando quieras responder a un comentario ya existente, debes hacer click en Comentar y seguir los pasos anteriores.

También es posible contestar directo desde el correo electrónico que llega como notificación de la publicación del mensaje. Al responder desde el email, como lo harías con cualquier otro, quedará publicado automáticamente en el hilo de Basecamp, sin necesidad de que ingreses a la plataforma.

¿Cómo asignar tareas?

Si quisiéramos, por ejemplo, que alguien de nuestro equipo cumpla un requerimiento específico, sólo debemos seleccionar “Tareas” y escoger alguna del listado de labores.

Redacta el mensaje con el pedido y especifica la fecha límite. Puedes designar a un responsable para que ejecute la tarea o dejarla abierta para que cualquier profesional del equipo se haga cargo del requerimiento.

Si le asignas la tarea a una persona en particular, puedes escoger si quieres enviarle una notificación por email. Nosotros recomendamos siempre notificar a los involucrados, de esta forma podrás recibir una respuesta más rápida.

Finalmente, debes guardar el elemento para que la tarea quede publicada y todo el equipo pueda verla.

El uso de herramientas en línea para la gestión de proyectos, facilita el traspaso de información, transparenta los procesos y respalda acuerdos y entregas, posibilitando una distribución y gestión de comunicaciones eficaz y centralizada.