¿Cómo abordamos la gestión de proyectos digitales?

Como hemos explicado en otros posts, formular objetivos digitales es fundamental para lograr el éxito de los proyectos. Sin embargo, no lo es todo. También se necesita una metodología que defina roles y organice las tareas para que en cada etapa se cumplan las metas definidas. El jefe de proyectos es el encargado de realizar esta gestión.

Para lograr estos procesos, necesitamos herramientas que nos ayuden a alcanzar los objetivos propuestos aun cuando surjan problemas y situaciones inesperadas. Si no se toman estos resguardos, los proyectos difícilmente cumplirán con los objetivos finales y las condiciones estimadas en un principio.

Estos posibles problemas y necesidades tienen distintos orígenes. En nuestra experiencia, algunas de las causas más frecuentes son:

• Mal cálculo de plazos y costos.
• No seguir el plan establecido.
• Fallas en la comunicación interna y/o externa.
• Cambios en los alcances y objetivos.
• Falta de sistemas de Quality Assurance (QA).
• Control de gestión deficiente.
• Descoordinaciones internas en el equipo de trabajo.

En el ámbito digital, todo cambia a cada segundo, transformando la gestión de proyectos en un desafío constante que exige una alta capacidad de respuesta, adaptación y aprendizaje.

Además, cuando se trata de servicios business to business (B2B), muchas veces olvidamos que existen sistemas o modelos de gestión macro que impactan directamente en la administración del proyecto digital de la empresa.

Consejos para una correcta gestión

En IDA este año iniciamos un proceso de planificación estratégica, liderada por un jefe de proyectos. Esta instancia nos ha permitido diagnosticar dónde necesitamos mejorar nuestra organización y plantearnos cómo enriquecer nuestra metodología de trabajo en pos de los objetivos estratégicos.

Esto ha impactado directamente en la forma en que gestionamos nuestros proyectos. En la metodología de diseño centrado en el usuario con la que organizamos nuestro trabajo, el principal desafío es lograr un equilibrio entre las expectativas del cliente, las acciones escogidas y los principales recursos en juego, como son el presupuesto, el tiempo y los profesionales.

Algunos de nuestros aprendizajes para la correcta gestión han sido:

• Establecer indicadores para medir la consecución de los objetivos planteados.
• Conocer y diferenciar a los stakeholders del proyecto.
• Calcular cuidadosamente los recursos involucrados, para proyectarlos de forma realista.
• Plantear y analizar todos los escenarios posibles antes del desarrollo del proyecto.
• Contar con un jefe de proyecto que coordine las distintas áreas para guiar el desarrollo del proyecto.
• Establecer con claridad los roles y las funciones de cada profesional y equipo.
• Favorecer la buena comunicación a nivel interno y externo, por lo que debe estar regulada.
• Definir los protocolos y procedimientos, los que deben ser claros y de común conocimiento.
• Contar con mecanismos que permitan afrontar problemas, controlar la incertidumbre y evitar las crisis.

¿Cómo aplicamos estos aprendizajes?

Actualmente, desarrollamos nuestros proyectos por etapas, donde cada una es un engranaje interconectado al proceso global. Sabemos que el equilibrio es frágil, por lo que siempre procuramos seguir las siguientes acciones:

1. Centralizar las comunicaciones internas y externas: Usando el gestor de proyectos Basecamp formalizamos, respaldamos y evitamos fugas de información.
2. Realizar una reunión inicial: Que incluya a todo el equipo involucrado para alinear las distintas visiones del proyecto.
3. Crear una ficha de proyecto: Este documento es un registro histórico en el cual guardamos toda la información del desarrollo del proyecto, incluyendo términos de referencia sobre cómo ejecutar el proyecto (TDR), la estructura de descomposición del trabajo (EDT), objetivos, datos de contacto, carta Gantt, acuerdos y entregables, entre otros.
4. Utilizar procedimientos y protocolos: Con el fin de homogeneizar las acciones y facilitar la gestión del trabajo en cada etapa.
5. Realizar reuniones de traspaso: Como trabajamos por etapa, es fundamental organizar el traspaso de tareas entre los equipos, así reducimos las brechas técnicas y mejoramos comunicación.
6. Implementar un sistema de QA en cada etapa: Estos procesos de revisión resguardan la calidad de los entregables y del producto final.
7. Realizar una encuesta de satisfacción: El feedback del cliente es información fundamental para implementar un sistema de gestión de calidad.
8. Hacer una evaluación final: Es fundamental para rescatar aprendizajes de cada uno de los proyectos y potenciar la mejora continua.

Implementar la planificación, evaluación y el sistema de gestión de calidad de un proyecto es un gran desafío. La clave está en entender estos procesos como una herramienta dinámica que, cuando es bien gestionada, tiene la capacidad de reducir la incertidumbre frente a escenarios cambiantes y recursos escasos.

Una buena gestión permite además reducir los costos y tiempos, cumplir con las expectativas, prevenir problemas, mantener un óptimo nivel de calidad y, como consecuencia de todo lo anterior, controlar la imagen como organización.