Metodologías de gestión de proyectos

Design Sprint, marco de trabajo para proyectos digitales

Desde su creación en el año 2009, Google Ventures (GV) ha invertido en más de 300 empresas de innovación. El objetivo de este capital de riesgo es potenciar el desarrollo de nuevas soluciones en campos como la salud, la inteligencia artificial, la robótica, el transporte, la seguridad informática y la agricultura.

En este contexto, GV creó en el 2010 el Design Sprint. Se trata de un marco de trabajo de cinco fases para responder a las preguntas críticas de un negocio. Para esto usa la creación rápida de prototipos y pruebas de usuarios, tomando prácticas del design thinking, la metodología agile, las estrategias de negocios, la innovación y el análisis de comportamiento, entre otras.

Otro de sus objetivos es acortar los ciclos de debate sin fin y comprimir meses de trabajo en una sola semana. Con el Sprint, en lugar de esperar a lanzar un producto mínimo viable para comprobar si una idea es buena, se obtiene data validada a partir de un prototipo realista.

Esta forma de trabajo ha sido probada en más de 300 estrategias de negocios diferentes, incluyendo lugares como IDEO y Stanford. Soporta tanto el pensamiento divergente y como el convergente.

Metodología Lean versus Design Sprint

A diferencia de la metodología Lean, el Sprint busca un aprendizaje más rápido, llevando el concepto de equipos multidisciplinarios al siguiente nivel.

Sin embargo, al igual que en los principios del Lean, existe un líder. El Sprint Master debe contar con un profundo conocimiento de los procesos de diseño para identificar el desafío, motivar al equipo, facilitar el proceso y guiar a todos por las etapas.

Planificación inicial del Sprint

La planificación del Sprint es uno de los pasos más críticos del proceso. Se realiza en el siguiente orden:

• Escribir un resumen del Sprint: Este documento describe el desafío, las metas clave y el entregable que el equipo planea crear en el proceso. El objetivo de esto es focalizar al equipo bajo una misma directriz.
• Recoger información de los usuarios: Si los datos no están disponibles, se debe considerar el tiempo de recolección antes del Sprint.
• Reunir al equipo: El tamaño ideal de trabajo es de 5 a 7 personas. Si colabora más gente, se pueden dividir en grupos más pequeños. El perfil, por lo general, incluye a un diseñador UX, un investigador de usuarios, un director de producto, ingenieros, desarrolladores y gestores de contenidos, entre otros.
• Planificar charlas relámpago: Son instancias entre el equipo y un experto externo que tienen como objetivo de compartir experiencias, intercambiar perspectivas y resolver posibles dudas.
• Crear un registro: Se debe crear una minuta de las charlas relámpago para guiar al equipo y comunicar las buenas prácticas y métodos a los miembros del equipo.
• Encontrar el espacio adecuado: La creatividad sucede mejor en espacios abiertos llenos de luz. Se recomienda contar con pizarras y paredes disponibles para colocar los contenidos generados por el equipo.
• Hacer una lista de materiales: Sharpies, posts it, cintas, tijeras, pizarras, plumones y cualquier elemento que ayude a idear en conjunto.
• Romper el hielo: Instancia necesaria para generar la sinergia del equipo antes de comenzar el proceso.
• Establecer el escenario previo: Se debe sentar las reglas básicas para el Sprint, considerando las personas, horarios, recursos y toda la información necesaria para comenzar a trabajar.

Etapas de implementación del Design Sprint

La implementación del Design Sprint se realiza en cinco etapas consecutivas. Estas son:

Entender

En esta fase el equipo se reúne a estudiar el problema de negocio desde todos los ángulos, creando un conocimiento compartido. Se deben identificar las necesidades de los usuarios y del negocio, y las capacidades técnicas del equipo.

Métodos sugeridos

• Charlas relámpago
• Mapa de afinidad
• Journey maps
• Entrevistas a usuarios
• Mapas de empatía

Definir

Se debe definir la estrategia principal y el enfoque. Para esto es fundamental que el equipo tenga el tiempo necesario para generar soluciones por su cuenta.

Métodos sugeridos

• Crazy 8’s
• Bosquejo de soluciones

Decidir

El equipo debe seleccionar las ideas que serán prototipadas para analizar su efectividad.

• Métodos sugeridos
• Presentaciones de los bosquejos
• Sesiones de preguntas
• Votaciones
• Matriz de decisión

Prototipar

En el diseño de Sprint, un prototipo es una fachada de la experiencia prevista en la fase de decisión. Se debe crear un artefacto que permita probar nuestras ideas e hipótesis con usuarios.

Métodos sugeridos

• Storyboard
• Designar tareas
• Creación de prototipos

Validar

Probar las ideas con usuarios, patrocinadores y expertos técnicos para observar cómo interactúan con sus ideas y escuchar información directa del público objetivo.

Métodos sugeridos

• Estudios de usabilidad
• Revisiones con clientes

Tal como en otros marcos de trabajo, se debe evaluar el contexto de aplicación y la cultura organizacional en el cual queremos implementar estas técnicas. Con esta lectura podremos sacar el mayor provecho a estas miradas para la creación de soluciones desde los usuarios.

Para profundizar en esta herramienta visita el sitio oficial de Design Sprint.