Roles en la gestión de proyectos digitales

La gestión de proyectos es generalmente liderada por un solo profesional, pero este siempre está en diálogo con su equipo y otros involucrados en el proyecto.

Para que los proyectos fluyan correctamente y la comunicación sea adecuada, el project manager debe asegurar que todos los actores relevantes participen y manejen la información. El primer paso para realizar este trabajo es conocer a los equipos que deben involucrarse en la gestión.

Involucrados en la gestión de proyectos

En nuestra experiencia gestionando proyectos, hemos identificado cinco tipos de perfiles que deben participar en este trabajo. Cada uno de ellos cumple un rol diferente en los procesos.

Director o jefe de proyectos

Para que un proyecto pueda ser adecuadamente dirigido y gestionado es imprescindible el nombramiento de un jefe. Este debe contar con las habilidades para garantizar la consecución de los objetivos.

Las responsabilidades de un buen jefe de proyectos pueden resumirse en este esquema del libro “Dirección y gestión de proyectos” de Jaime Pereña:

1. Concreción de los objetivos: Debe colaborar con el cliente en la definición de los objetivos.
2. Relaciones con el cliente: Juntos planifican todos los aspectos, identificando actividades, recursos, plazos y costes previstos.
3. Preparación y programación: Dirige y coordina todos los recursos afectos al proyecto.
4. Impulsión y toma de decisiones: Toma de decisiones necesarias para garantizar el avance del proyecto e impulsar su progreso constantemente.
5. Centro de relaciones diversas: Mantiene las relaciones externas del proyecto (clientes, proveedores, subcontratistas, otras direcciones etc.).
6. Control del equipo polivalente: Realiza un seguimiento y mantención de los datos para conocer el estado del proyecto en relación a los objetivos establecidos.
7. Control de resultados: Adopta medidas correctoras pertinentes para poner remedio a posibles desviaciones.
8. Resolución de incidencias: Propone modificaciones a los límites u objetivos básicos del proyecto en circunstancias que lo requieran.

Dado que la dirección de proyectos es una disciplina estratégica crítica, el director del proyecto se convierte en el nexo de unión entre la estrategia y el equipo.

Stakeholders

Un stakeholder o interesado es un individuo, grupo u organización que puede afectar o verse afectado por una decisión, actividad o resultado de un proyecto. Incluye todo el equipo del proyecto y las entidades interesadas, ya sean internas o externas a la organización.

Como se puede inferir de este gráfico de la “Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos“, los interesados tienen diferentes niveles de responsabilidad y autoridad, los que pueden cambiar durante el ciclo de vida del proyecto.

Algunos interesados pueden incluso impedir el éxito del proyecto de forma pasiva o activa. En este caso, gestionar su participación aumenta la probabilidad de éxito, asegurando que comprendan las metas, objetivos, beneficios y riesgos del proyecto. Estos stakeholders requieren la atención del jefe del proyecto a lo largo del ciclo de vida, incluyendo una planificación para abordar los incidentes que puedan surgir.

La capacidad de los interesados para influir en el proyecto es generalmente mayor en las etapas iniciales y va disminuyendo progresivamente.

Equipo de proyectos

El equipo del proyecto es el grupo de profesionales encargados de la producción. Para el desarrollo exitoso es necesario adscribir un equipo suficiente en número y con las capacidades para dar respuesta a las especificaciones.

Puede estar compuesto por individuos con conocimientos específicos o con un conjunto de habilidades. La estructura y las características pueden variar ampliamente. De cualquier forma, deberá dedicar tiempo y esfuerzo en las necesidades técnicas y la consecución de los objetivos.

Cliente

El cliente es aquel que tiene interés en que la obra se realice, decide qué empresa la ejecutará y, normalmente, paga los costes. En la práctica, establece los cambios y desafíos, condicionando el éxito o fracaso de la operación.

Es importante distinguir dos tipos de proyectos en función del tipo de cliente:

• Cliente externo: El cliente aparece claramente identificado y su papel en el proyecto resulta obvio. Es el interesado en la realización de la obra y deberá indicar cómo la quiere. Estos usuarios muchas veces deben responder a su “cliente interno”, conformado por diversas personas y órganos, con objetivos no siempre coincidentes.
• Cliente interno: Es cuando una empresa u organización desea ejecutar una obra para sí misma, encargando su ejecución al equipo interno. En estos casos la figura del cliente es mucho más vaga.

El cliente es una figura imprescindible en la mayor parte del proyecto, entre sus funciones están:

• Tomar la decisión de iniciar el proyecto: Ya sea con su sola autoridad o con su línea de mando interna.
• Fijar los objetivos: Debe contribuir a definir con la mayor precisión los objetivos del proyecto. Estos se convertirán en el marco de referencia para orientar toda la gestión.
• Realizar un seguimiento: Deberá monitorear la evolución del proyecto, evaluando su avance hacia los objetivos.
• Adaptar los límites: Cuando los objetivos del proyecto varían, el cliente debe participar en la redefinición. Además, debe aprobar los nuevos límites y asumir los nuevos compromisos económicos.
• Recibir la obra, servicio o producto final y aprobar: Debe verificar que se ha producido el resultado pactado y se han alcanzado los niveles de calidad estimados.

La coordinación entre el jefe de proyecto y el cliente se logra en un constante proceso de comunicación, colaboración y negociación.

Usuario o cliente final

Es la persona que usará el servicio o producto desarrollado en el proyecto.

Un usuario puede o no ser un cliente, pero un cliente siempre es un usuario. Esto obliga a los proyectos del área digital a colocar la experiencia de los usuarios en primer lugar, desde la ideación hasta la entrega final de un proyecto.

Analizar antes de actuar

Antes de comenzar un proyecto es fundamental que el jefe de proyecto y el equipo identifiquen a las partes interesadas y su nivel de participación e incidencia.

La participación se puede documentar y analizar con herramientas colaborativas. Por ejemplo, se puede crear una matriz de evaluación de la participación de los interesados para definir las intervenciones. Para cada actor se identifica una categoría, la que puede ser : desconocedor, reticente, neutral, partidario o líder.

Con este ejercicio se podrán analizar las expectativas de los interesados y su impacto en el proyecto. Además, se desarrollarán estrategias de gestión adecuadas para estimular la participación eficaz de los interesados.

Estos análisis pueden tomar tiempo y generar discusión en el equipo. Sin embargo, son fundamentales para la toma de decisiones y a la larga reducen los tiempos de trabajo.