Etapas para la gestión de un proyecto digital

La gestión de proyectos digitales es un área que se ha ido construyendo en el camino, de acuerdo a las necesidades del mercado.

Sin embargo, es importante tener en perspectiva que su evolución se respalda en el desarrollo digital. Estas áreas corresponden a materias de conocimiento específicas, con distintas perspectivas y herramientas, pero que se necesitan mutuamente para lograr proyectos exitosos.

Generalmente, la formación en gestión y evaluación de proyectos viene desde la ingeniería. Pero en el mundo digital, el trabajo se debe adaptar a procesos y lógicas cambiantes. Un ejemplo de esto son el diseño centrado en las personas y el inbound marketing.

En mi experiencia, he visto dos formas en que se llega a ser jefe de proyectos digitales:

1. Eres diseñador UX, arquitecto de la información, de interfaz, desarrollador o gestor de contenidos y comienzas a gestionar proyectos. Por ende, pasas de un trabajo operativo a uno de dirección y coordinación.
2. Vienes del área de la evaluación y gestión de proyectos y te especializas en el área digital. Cuando es así, generalmente no se cuenta con el conocimiento técnico de fondo, pero sí con las herramientas y las nociones necesarias para coordinar recursos y personas.

En el caso 1, un problema es que muchas veces se carece de las herramientas básicas de gestión, evaluación y/o negociación. En el segundo, se debe comenzar un proceso profundo de aprendizaje del área técnica a gestionar y liderar.

Ambas formas presentan sus virtudes y defectos, pero siguen el mismo objetivo. Tal como lo describimos en un post anterior, el propósito final es llevar los proyectos a buen término, coordinando equipos y recursos de forma eficiente.

Lo importante es ser consciente de los aspectos que se necesitan reforzar y trabajar en ellos antes de comenzar con la gestión de un proyecto.

Etapas del desarrollo de un proyecto digital

Una vez superadas las brechas técnicas o de conocimiento del project manager, se puede pasar a la gestión por etapas.

Un proyecto siempre tiene una estructura base: Identificación de necesidad/problema, desarrollo de una propuesta, planeación, realización o ejecución, control y término.

En cada una de estas etapas se despliegan una serie de criterios, metodologías y herramientas, las que varían en cada caso y contexto.

Estos son algunos consejos para realizar las gestiones en cada etapa:

• Identificación de las necesidad/problema: Evita comenzar por la solución, este es un error frecuente y, posiblemente, el inicio de muchos otros problemas. Debes especificar ¿Qué se quiere lograr?, ¿Por qué y para qué,? ¿Dónde, quién y cómo se va a lograr?.
• Propuesta: Identificado el problema de fondo se comienza a gestar la idea del proyecto, la cual debe pasar por un estudio de factibilidad técnico y económico. El objetivo es planificar la eficiencia del uso de recursos y estimar la capacidad para llevar la idea a cabo.
• Planeación: Una vez definidos los recursos y acciones, se debe establecer cuál es la mejor forma de llevar a cabo el proyecto, es decir, qué se debe hacer, quién lo hará, en cuánto tiempo y con qué recursos.
• Realización/ejecución: Con la planeación realizada y graficada en una gantt, se da paso a la etapa de ejecución del proyecto, en la cual cada actor realiza las acciones asignadas.
• Control/Medición: En paralelo a la ejecución, se debe desplegar la supervisión de los avances de las etapas y acciones, con el fin de medir el progreso real del proyecto. Esta es una tarea periódica que busca disminuir los riesgos asociados y cuidar los recursos y los plazos. Además, permite identificar problemas que puedan surgir en el desarrollo.
• Terminación/evaluación: Una vez finalizado un proyecto, entregado el producto o servicio, es importante generar una evaluación del desempeño del equipo involucrado. De esta forma se podrá mejorar las futuras ejecuciones.

Finalmente, es fundamental aplicar metodologías de evaluación y gestión para mejorar progresivamente las soluciones.

Los resultados de esta estructura de gestión son independientes de si se aplica una metodología DCP, Lean, ágil, Cascada o Sprint. Con un sistema básico de medición y adaptación continua, es posible dirigir proyectos realistas y eficientes, con poco riesgo de caer en errores durante su desarrollo y ejecución.